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Coordenação e gestão A operação não pode
caber em duas cabeças.

Quem coordena precisa de três respostas: o que está acontecendo na fila agora, quem respondeu o quê, e o que sobra para o provedor quando a pessoa que sabia de tudo vai embora.

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  • A fila deste momento
  • Protocolo, responsável e motivo em cada atendimento
  • O histórico fica com o provedor

A ficha ao lado é ilustrativa, com cliente fictício. A demonstração também usa dados fictícios.

A primeira pergunta do dia

A fila trava antes
de alguém reclamar.

O painel abre com o que está acontecendo neste momento: quantas conversas estão na fila, quantas esperam, quantas estão com a equipe, com a IA ou dentro de uma automação, e quantos atendentes estão em ação ou em pausa.

Ao lado, o tempo para assumir, a primeira resposta e a duração média. Os três aparecem sempre comparados com o período anterior, para o número de hoje querer dizer alguma coisa. Quando a distribuição por dia e horário mostra que a segunda de manhã é sempre o gargalo, isso deixa de ser opinião na reunião.

O catálogo de relatórios e a exportação em CSV

“Tem alguém esperando agora?”

Fila atual e espera, com os atendimentos em curso separados entre equipe, IA e automação.

“A equipe está toda em pé?”

Atendentes em ação e em pausa. A quantidade e a duração das pausas ficam no relatório do período.

“Está pior que na semana passada?”

Volume recebido e encerrado, comparado com o período anterior, em 7, 30 ou 90 dias.

“Onde a fila trava?”

Distribuição por departamento, canal e motivo de encerramento, mais o dia e o horário em que os clientes chegam.

Responsabilidade

Toda conversa sai
com um nome colado.

Num provedor pequeno, a pergunta “quem falou com esse cliente?” costuma terminar em suposição. Cada atendimento carrega seis coisas que respondem isso sem ninguém precisar lembrar de nada.

Protocolo

Cada atendimento nasce com um número próprio. A busca alcança o protocolo, o contato e o conteúdo, inclusive nos encerrados.

Responsável

O cabeçalho da conversa mostra quem responde. Compartilhar não troca o dono: o responsável principal continua identificado.

Linha do tempo

Transferências, compartilhamentos e ações técnicas ficam em ordem dentro do atendimento. A mensagem de transferência é editável e vai junto.

Motivo de encerramento

Os motivos são cadastrados pelo provedor, com nome e ordem. A configuração pode exigir o motivo, e é ele que alimenta o relatório.

Pausa

O atendente entra em pausa com motivo opcional e deixa de receber conversas novas. Quantidade e duração das pausas entram no relatório do período.

Auditoria

Data e hora, usuário, IP, área, ação e detalhe, com filtro por período, por área e por usuário.

Um perfil administrativo pode entrar como outro usuário para conferir a visão dele. O recurso tem restrições e fica registrado na auditoria. É assim que se confere uma permissão sem pedir a senha de ninguém. O catálogo de permissões e a montagem dos perfis estão em equipe, acessos e auditoria.

O risco que não está na planilha

O histórico não pode
morar num aparelho.

Num provedor de dez pessoas, o conhecimento mora na cabeça de duas ou três, e o histórico do assinante mora no WhatsApp pessoal de quem atendeu. Funciona. Até a pessoa sair, trocar de aparelho ou entrar de férias na semana da chuva.

A diferença entre um atendimento que aconteceu no sistema e um que aconteceu no celular particular não aparece no dia em que ele acontece. Aparece meses depois, quando alguém precisa saber o que foi combinado.

Quando um atendente sai, o provedor não perde uma pessoa. Perde tudo o que ela lembrava.
O que está em jogo
O mesmo atendimento, nos dois lugares onde ele pode acontecer.
O que a operação precisa No WhatsApp pessoal de quem atende No ChatISP
Histórico do cliente Não Fica no aparelho de quem atendeu. Sim Abre dentro da conversa, com o alcance que o perfil permitir.
Protocolo Não Não existe. Sim Cada atendimento nasce com o seu, e a busca encontra por ele.
Quem respondeu Não Só quem estava lá sabe. Sim Responsável no cabeçalho; transferências e compartilhamentos na linha do tempo.
O que foi combinado Não Vive num print, quando alguém tirou. Sim Nota interna na conversa e no cadastro do cliente, que o cliente não recebe.
Por que o atendimento terminou Não Ninguém registrou. Sim Motivo cadastrado pelo provedor, que a configuração pode exigir no encerramento.
Quando a pessoa sai da empresa Não O histórico sai junto com ela. Sim O acesso é desativado e a conversa continua onde sempre esteve.
Continuidade

Quando a pessoa que
sabe de tudo vai embora.

Não é hipótese: acontece todo ano, em todo provedor. A pergunta que interessa é o que fica para trás quando a conta de alguém é desligada.

Onde cada informação fica guardada

  1. A conversa não vai junto

    O atendimento continua onde sempre esteve, com protocolo, responsável, etiquetas e linha do tempo. Encerrado, ele ainda pode ser aberto para consulta, no alcance que o perfil permitir.

  2. O motivo continua explicando

    Cada encerramento tem um motivo cadastrado pelo provedor. Meses depois, o relatório do período ainda diz por que aquele cliente parou de falar com você, sem depender de ninguém lembrar.

  3. O acesso é um campo, não um favor

    A situação do atendente e o perfil dele são campos do cadastro. Tirar o acesso é desativar a pessoa; mudar o que ela enxerga é movê-la de perfil. Ao excluir um perfil, o sistema pergunta para onde vão os usuários associados.

  4. Quem entra recebe o próprio usuário

    O convite vai por e-mail ou WhatsApp e a pessoa define a própria senha. Convites pendentes e expirados aparecem na tela, com reenvio e novo link. Cada um com o seu usuário é o que faz a auditoria valer alguma coisa.

Configuração

O que não é regra
vira jeito de cada um.

Boa parte do que sustenta a continuidade não é um recurso: é uma decisão que alguém tomou uma vez, na configuração, e que passou a valer para a equipe inteira.

22 permissões de perfilO que cada função abre, vê e faz. Dadas e retiradas no perfil, não no boca a boca.
14 grupos de configuraçãoDa IA e da fila até a retenção e a cópia de segurança.
7 · 30 · 90 dias de recorteOs períodos dos relatórios, com exportação em CSV do intervalo escolhido.
5 níveis de satisfaçãoA pesquisa enviada ao encerrar responde de 1 a 5.
Encerramento
O motivo pode ser obrigatório. Os motivos são cadastrados pelo provedor, com nome e ordem, e alimentam os relatórios.
Fila
Departamento inicial dos contatos novos, aviso e encerramento por inatividade, retorno à fila quando a IA não responde.
Espera
Texto de espera com estimativa calculada a partir da própria operação.
Satisfação
Pesquisa enviada ao encerrar, com resposta de 1 a 5, que vira indicador do período.
Retenção
Por quanto tempo as conversas encerradas e os anexos ficam guardados. Zero é apresentado como manutenção por tempo indeterminado.
Cópia de segurança
Backup diário com diretório, retenção, inclusão de mídia, cópia na Ravi Systems e execução manual.
Sem promessa

O que este painel
não faz por você.

Um sistema não conserta a operação sozinho. Ele registra o que a operação faz e devolve isso em forma de número, de histórico e de rastro. O resto continua sendo decisão de quem coordena.

Por isso vale dizer, antes de qualquer conversa comercial, onde o ChatISP para.

Quantos atendentes e quais recursos entram em cada plano

Onde o sistema para

  • Indicador só enxerga o que foi registrado. Se a equipe encerra sem motivo, o relatório por motivo fica vazio. É por isso que existe a opção de exigir o motivo no encerramento.
  • A auditoria cobre o que acontece no painel. Data e hora, usuário, IP, área e ação. O que foi combinado fora do sistema continua fora dele.
  • Integração sob medida é projeto. O Financeiro da Ravi Systems, por exemplo, é um sistema externo configurado naquela instalação, não um módulo nativo do ChatISP.
  • Cópia de segurança é configuração, não garantia. O backup diário existe e é ajustável. Restaurar é um procedimento à parte, que se testa antes de precisar.
  • O suporte é em horário comercial. Quem responde é a equipe que desenvolve o produto, em português, no canal informado no site.

Continue por aqui

Relatórios e indicadores

Primeira resposta, duração, satisfação e distribuição por equipe, com exportação em CSV.

 Equipe, acessos e auditoria

Cada função enxerga o que precisa; cada ação administrativa fica registrada.

 Segurança e dados

O mapa inteiro: o que fica no seu servidor e as três situações em que algo sai.

 Implantação e requisitos

O que preparar, quem faz cada parte e como começa o teste de 10 dias.

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7 min de leitura
Próximo passo

Tire a operação
da memória de alguém.

A demonstração abre o painel com dados fictícios, direto no navegador: dá para ver a fila, o protocolo e o histórico funcionando. Se preferir, conte antes como o seu provedor atende hoje.

Download Falar com a equipe primeiro

O teste começa na instalação e não gera obrigação de contratar.