Contratos

Visão geral

A área fica no menu Contratos, com o subtítulo Contratos assinados pelo Ravisign, direto das conversas. Enquanto o Ravisign não está conectado, a tela mostra a apresentação Contratos assinados sem sair do atendimento com os três passos (conectar o Ravisign, escolher o plano e enviar pela conversa) e o botão Conectar o Ravisign, que leva a Integrações.

O que fica em cada sistema

Abas da área

Permissões

Três permissões do perfil (veja Usuários e perfis) cuidam da área:

Conectar o Ravisign

A conexão é feita no cartão Ravisign da tela Integrações, descrito como Assinatura eletrônica de contratos pela conversa do WhatsApp, com validade jurídica e a via assinada de volta para o cliente. Há dois caminhos.

Criar conta no Ravisign

1. Clique em Criar conta no Ravisign. A conta é aberta com os dados da sua empresa já cadastrados na Ravi Systems, sem formulário para preencher.
2. Digite o código de confirmação que chega no e-mail do cadastro.
3. O acesso ao painel do Ravisign vai para o mesmo e-mail.

A criação exige a instalação registrada na Ravi Systems. Sem o registro, o cartão explica o motivo e mostra o atalho Registrar esta instalação e a opção Vincular conta existente. Se o cadastro estiver incompleto (falta e-mail, documento, endereço ou razão social), o cartão diz o que falta e traz Tentar de novo e Falar com a Ravi Systems; completado o cadastro pelo atendimento da Ravi Systems, um clique em Tentar de novo cria a conta.

Já tenho conta

1. Clique em Já tenho conta (ou Vincular conta existente).
2. Informe o e-mail de quem administra a conta no Ravisign.
3. Digite o código de 6 dígitos que chega nesse e-mail. Colar o código confirma sozinho. O código vale por alguns minutos, tem limite de tentativas e dá para pedir outro a cada minuto (o botão mostra Reenviar em com a contagem).

O que o cartão mostra

Conectado, o cartão mostra o nome da conta, o plano, o uso de envelopes do mês (por exemplo, Conectada à conta Provedor Exemplo. Plano BASIC, 12 de 50 envelopes usados em outubro) e o Último contato com o Ravisign, com os botões Escolher plano, Abrir Contratos, Ver no Ravisign e Testar. A etiqueta do cartão indica a situação:

Desconectar não apaga nada: o ChatISP deixa de enviar por essa conta e os contratos já assinados continuam guardados no Ravisign. Reconectar volta à mesma conta, sem criar outra, e Vincular outra conta troca a conta ligada.

Plano e envelopes

O plano é do Ravisign, mas a contratação e o pagamento acontecem dentro do ChatISP, na aba Plano. Cada contrato enviado usa um envelope da cota do mês.

• Mensal ou Anual (com desconto). Cada plano mostra quantos envelopes por mês oferece, com os selos Mais escolhido, Sugerido para o seu volume e Plano atual.
• Pagamento: no mensal, carnê em parcelas mensais com Pix e boleto; no anual, boleto com Pix. O Pix tem código QR e copia e cola; o boleto, linha digitável. O Pix é confirmado em instantes e o boleto pode levar até 3 dias úteis. A tela acompanha sozinha e libera o plano assim que o pagamento é confirmado.
• Para contratar: aceite dos termos de uso do Ravisign e os dados de quem paga que faltarem (CPF ou CNPJ, e-mail, telefone e, para CPF, a data de nascimento de alguém com 18 anos ou mais), conferidos na hora.
• A conta nasce em teste grátis de 10 dias, com até 20 envelopes, antes do primeiro pagamento; a tela informa quantos ainda restam.
• Trocar de plano: subir vale na hora (no anual, gera o boleto da diferença); descer fica agendado para o próximo vencimento e pode ser desfeito.
• Cancelar: o acesso continua até o fim do período pago. O motivo é opcional.

A faixa de uso mostra quantos envelopes do mês já foram usados (Você já usou 12 de 50 envelopes de outubro), e a aba também mostra as cotas mensais de Revisões por IA e de Conversões de PDF. Com pagamento em atraso, uma faixa avisa até quando pagar; 7 dias depois do vencimento o envio de contratos fica bloqueado até a regularização.

Modelos

A aba Modelos lista os modelos de contrato com nome, finalidade, tipo (PDF enviado ou Editável), versão, variáveis, ativação, última revisão por IA e situação (Ativo ou Arquivado). Os modelos ficam guardados no Ravisign.

Cada modelo tem uma finalidade: Adesão, Renovação, Troca de plano, Comodato de equipamento ou Outro. A finalidade não muda depois que o modelo é salvo.

Enviar PDF

Use o contrato que o provedor já tem: envie o PDF (até 20 MB) e, em Posicionar campos, coloque sobre as páginas as caixas que o sistema preenche (nome, CPF ou CNPJ, endereço, plano, valor) e os lugares de assinatura, rubrica, nome e data. O editor tem desfazer, zoom, arrastar e redimensionar, e a prévia mostra o contrato pronto com dados de exemplo.

Criar no construtor

Sem PDF, o construtor monta o contrato por blocos: a logo da empresa no cabeçalho (PNG ou JPG de até 500 KB), as partes, o objeto, o plano contratado e as cláusulas. Dá para colar o texto do Word, escolher fonte e cor, numerar as cláusulas e ver a prévia em PDF ao lado. O construtor avisa quando falta alguma cláusula obrigatória da finalidade. Quando houver cláusulas prontas para a finalidade, aparece também o botão Biblioteca de cláusulas.

Ações de cada modelo

Variáveis e planos do ERP

Na aba Variáveis, para cada dado que o contrato pede, diga de onde ele vem. O cliente nunca preenche formulário: o que o ERP e a conversa não informam, a IA (ou o atendente) pergunta na conversa antes de gerar o contrato.

Cada variável também tem o Nome que a IA usa para perguntar ou conferir o dado e o exemplo mostrado na prévia. Para o fim da vigência, informe a Vigência em meses (de 1 a 120).

Testar com um cliente

Busque um cliente do ERP por nome, CPF, CNPJ ou telefone e veja de onde sairia cada dado e o contrato preenchido. Nada é gravado e nada é enviado, e os dados aparecem mascarados. Este teste também conta como o passo 3 da ativação.

Planos do sistema de gestão

O preço de um contrato sempre vem do ERP. O cartão Planos do sistema de gestão mostra a lista de planos usada nos contratos, com nome, código, mensalidade e velocidade, e informa quantos servem para o contrato. A lista é atualizada sozinha junto com a sincronização dos assinantes, e o botão Atualizar planos busca na hora. A origem aparece no cartão:

Planos marcados como inativos ou ocultos no ERP aparecem com a etiqueta Inativo e não entram em contrato; planos sem valor também ficam de fora. Na ReceitaNet, a lista é deduzida das cobranças e exige o token da Cobrança Direta via Chat no cadastro do ERP (veja Particularidades de cada ERP).

Ativação do modelo em quatro passos

Um modelo só pode ser enviado depois de quatro passos, acompanhados na coluna Ativação da aba Modelos. O painel Ativação de cada modelo mostra quantos passos faltam ou Pronto para enviar.

1. Variáveis obrigatórias com fonte: todo dado obrigatório do contrato tem de onde vir.
2. Prévia conferida: quem gere os contratos confere a prévia e marca como conferida.
3. Teste com um cliente real: o teste da aba Variáveis, que registra quem testou e quando.
4. Liberação jurídica no Ravisign: a revisão jurídica da versão atual, o tratamento dos achados de gravidade alta e o aceite de responsabilidade, feitos no Ravisign. O ChatISP mostra o que falta e o botão Abrir no Ravisign; depois do aceite, mostra quem aceitou e quando.

Enquanto a ativação não termina, o modelo não aparece para o atendente, a IA nem o fluxo, e na aba Ação da IA ele aparece como Ativação pendente: só pode perder quem envia, nunca ganhar.

Revisão jurídica por IA

O botão Revisar com IA pede ao Ravisign uma análise automática do modelo com foco na relação de consumo de telecomunicações. A revisão leva alguns minutos; a tela mostra o andamento, você pode seguir usando o sistema e é avisado quando ela fica pronta.

• Nota de 0 a 10, em faixas: Sem problemas relevantes, Atenção, Revisar e Problemas sérios. A coluna Última revisão da lista mostra a nota colorida e a data.
• Achados agrupados por gravidade (alta, média e baixa), cada um com o trecho, o problema, a base legal e uma sugestão de texto.
• Aplicar sugestão: em modelos editáveis, troca o trecho pelo texto sugerido e cria uma versão nova do modelo. Os contratos já enviados não mudam. Em modelos em PDF, a lista orienta o ajuste no arquivo original.
• Marcar como revisado: registra quem conferiu cada ponto.

Quando o modelo ganha uma versão nova, a revisão anterior fica marcada como desatualizada. A aba Plano mostra Revisões por IA usadas e disponíveis no mês; revisão que falha não conta na cota. PDFs acima de 10 MB não são analisados.

Converter PDF em modelo editável

Em um modelo em PDF, Converter em modelo editável lê o documento (cerca de um minuto a cada duas páginas), mostra o andamento na tela e, ao terminar, cadastra um modelo novo com o mesmo nome seguido de (editável), a mesma finalidade e as variáveis já ligadas às fontes sugeridas. O PDF original continua como está.

Conferir no Ravisign abre o resultado ao lado do original, com os pontos para comparar. O modelo novo passa pela ativação completa, inclusive a revisão e o aceite no Ravisign. A aba Plano mostra as Conversões de PDF usadas no mês e quando a cota volta; conversão que falha não conta.

Quem envia cada modelo

Na aba Ação da IA, o painel Quem envia cada modelo define, para cada modelo pronto, quem pode enviá-lo e para qual cliente. O atendente, a IA e o fluxo usam só o modelo cuja regra combina com o cliente da conversa.

Quando duas regras valem para o mesmo cliente, o ChatISP recusa e mostra o conflito, por exemplo: Adesão fibra e Adesão rádio valem para o mesmo cliente em Ativo. Mude a situação, os planos ou quem envia, ou marque um deles como padrão. Quando dois planos têm o mesmo nome, o painel mostra o valor ou o código ao lado.

Regras do envio

• Pedir confirmação do cliente antes de enviar: sempre ligado.
• Prazo para assinar: de 1 a 30 dias. Depois disso o contrato expira.
• Lembrete depois de: de 6 a 72 horas. O cliente recebe um lembrete único se ainda não assinou.

A Prévia das mensagens mostra como o cliente recebe o convite e o código. O cartão Mensagens do atendente e do fluxo reúne, só para leitura, os textos do convite, do código, do lembrete e da via final, que são definidos no Ravisign.

Envio pelo atendente

Na conversa, o painel Cliente tem o botão Enviar contrato (veja Ficha do cliente).

1. Escolha o modelo. A lista traz só os modelos prontos cuja regra vale para o atendente e para este cliente.
2. Escolha o contrato do cliente no ERP, quando ele tiver mais de um.
3. Na troca de plano, escolha o plano novo na lista do ERP: o nome e o valor vêm de lá. Sem a lista, digite o plano e o valor; a tela avisa que o valor vai como está para o contrato.
4. Preencha os dados que só o cliente sabe, perguntados na conversa. Eles vão para o contrato e não ficam guardados no ChatISP. Se faltar alguma coisa, o campo aparece marcado com o motivo.
5. Ajuste o prazo para assinar, se precisar (de 1 a 90 dias).
6. Clique em Ver prévia para conferir o contrato com os dados reais, confirme que quem está na conversa é o titular do cadastro e clique em Enviar pela conversa.

O envio é recusado, com a mensagem na tela, quando: a conta está sem plano; os envelopes do mês acabaram; o modelo não tem a liberação jurídica (a mensagem diz o que falta e traz Abrir no Ravisign); a regra do modelo não vale para o cliente; já há um envio do mesmo modelo em andamento para ele; ou o cadastro no ERP está sem nome.

Envio pela IA

Na aba Ação da IA, a chave A IA pode enviar contratos para assinatura (botão Liberar) deixa a IA oferecer e enviar os modelos em que ela é marcada em Quem envia. A mesma chave aparece nas configurações da IA, com o atalho para Contratos.

• A IA envia só para o titular do cadastro.
• Ela pergunta na conversa só o que falta, confere CPF, CNPJ, CEP e e-mail, mostra um resumo e só envia depois do SIM do cliente.
• O convite com o link é escrito pela IA com as próprias palavras. O código de confirmação nunca passa pela IA: sai logo depois, numa frase curta (Para assinar, use este código: 123456. Vale 30 minutos.).
• Se o modelo não tiver a liberação jurídica, ou se algo impedir o envio, a IA passa a conversa a um atendente com o motivo.
• Sem modelo liberado para a IA ou sem envelopes no plano, a IA não oferece contratos, e a aba avisa.

Cada envio usa um envelope do plano, como os demais.

Envio pelo fluxo

Nos Fluxos, a etapa Enviar contrato gera e envia o contrato do modelo escolhido.

A etapa tem duas saídas: Contrato enviado e Não foi possível, que segue quando o contrato não pode ser enviado; o motivo fica registrado na conversa. O editor avisa quando o Ravisign não está conectado ou quando nenhum modelo está pronto.

O que o cliente recebe

1. Convite: a mensagem com o link para abrir, conferir e assinar o contrato. Pela API oficial, com a janela aberta, o link vai no botão Assinar contrato.
2. Código de confirmação: chega logo em seguida, com a validade. O cliente o digita na página de assinatura. No histórico da conversa aparece só a linha Código de confirmação enviado, com a validade: o código nunca fica guardado. Se o cliente colar o código na conversa, a resposta explica que ele vai na página de assinatura.
3. Lembrete: um lembrete único, no tempo definido na Ação da IA, se o cliente ainda não assinou.
4. Via final: assinado o contrato, o PDF assinado chega na conversa para o cliente guardar.

O cliente assina pelo celular, na página de assinatura do Ravisign, e pode pedir um código novo ali mesmo. Há limite de um código por minuto e de alguns códigos por hora.

Janela de 24 horas da API oficial

Nas conexões da API oficial da Meta (veja Conexões de WhatsApp), fora da janela de 24 horas só saem modelos de mensagem aprovados. O ChatISP submete sozinho à aprovação da Meta dois modelos próprios dos contratos, um para o convite e outro para a via assinada. Com o modelo aprovado, o convite e a via saem mesmo com a janela fechada. Sem ele, ou para o código, o envio fica pendente, uma mensagem interna avisa na conversa e tudo sai assim que o cliente escrever de novo. Na conexão por QR Code não há janela.

Mensagens internas na conversa

Cada passo vira uma mensagem interna na conversa, visível só para a equipe: contrato gerado, convite enviado ou reenviado, cliente assinou, aguardando a empresa, assinado pela empresa, recusado, expirado, cancelado, prazo prorrogado, via entregue e concluído. Quando o cliente recusa, a conversa vai para a equipe.

Troca de plano assinada

Quando um contrato de troca de plano é assinado, o ChatISP abre uma ordem de serviço no ERP para aplicar a mudança. A forma de abrir essa ordem em cada ERP é configurada na aba Cliente novo, em Avançado, no cartão Troca de plano no sistema de gestão. Sem essa configuração, a troca é aplicada manualmente pela equipe.

Assinatura da empresa

O cartão Como a sua empresa assina mostra, só para leitura, como os contratos recebem a assinatura do provedor. A configuração é feita no Ravisign, pelo botão Configurar no Ravisign.

Na situação Aguardando a empresa, o cliente já assinou e falta o lado do provedor. A situação aparece na aba Envios (com filtro próprio), na Visão geral, na linha do tempo e numa mensagem interna na conversa. Quem tem a permissão Representante da empresa nos contratos recebe o aviso em Equipe, com o link para assinar no Ravisign. A via final e a ordem de serviço no ERP só saem depois que a empresa assina.

O cartão também mostra os representantes cadastrados no Ravisign, quantos contratos estão aguardando a empresa agora e avisos de certificado vencido ou ausente.

Cliente novo pela conversa

Quem chama no WhatsApp querendo contratar pode ser atendido do começo ao fim pela IA: cadastro no ERP, taxa de instalação, contrato de adesão e ordem de instalação. A aba Cliente novo reúne essas opções em cartões que gravam no clique. O resumo Na prática descreve em uma frase o que está ligado. Tudo começa desligado.

O que a IA faz sozinha

Taxa de instalação

• Sem taxa, Valor fixo (a IA informa o valor antes do cadastro e gera a cobrança com vencimento em 3 dias) ou A equipe combina.
• Quando cobrar: antes do contrato ou depois da assinatura.
• O valor sai sempre da configuração, nunca da conversa: a IA não negocia nem inventa preço.

Ordem de instalação

• Combinar o dia: a IA combina com o cliente um dia nos próximos 60 dias e o período (Manhã ou Tarde), e a ordem já sai com eles.
• A equipe agenda: a ordem abre sem data, e o cliente é avisado de que a equipe vai entrar em contato.
• A ordem leva o endereço, o dia combinado e o link do contrato assinado. Para abrir ordens, ligue as ordens de serviço do ERP em Integrações e tenha um tipo Instalação nas ordens de serviço.

Contrato de adesão

Para o cliente novo assinar a adesão, a regra do modelo de adesão precisa marcar a situação Cliente novo e a IA como quem envia (veja Quem envia cada modelo). A aba avisa quando a IA está desligada para contratos ou quando nenhum modelo vale para o cliente novo.

O que cada ERP aceita

Cada ERP mostra na aba, em etiquetas, o que aceita: Cadastro direto, Cadastro como pedido ou Sem cadastro pela IA; Gera a taxa ou Taxa pela equipe; Abre a instalação ou Instalação pela equipe.

O que o ERP não aceita fica com a equipe, com uma nota interna na conversa e o cliente avisado. Documento já cadastrado não gera cadastro duplicado. Uma falha ao gerar a taxa ou abrir a instalação vira aviso para a equipe.

Parâmetros do SGP e do Gesprov

No SGP e no Gesprov, o botão Parâmetros abre os campos que o ERP exige para cadastrar direto. Enquanto faltar um campo obrigatório, o cartão mostra Falta configurar.

Data de nascimento

Quando o ERP exige a data de nascimento (Gesprov com CPF), a IA pergunta por ela e confirma que o titular tem 18 anos ou mais. A data vai só para o ERP e não fica guardada no ChatISP.

Acompanhamento

Visão geral

O painel Contratos pela conversa mostra os números do período (Este mês, 30 ou 90 dias): enviados, aguardando o cliente, aguardando a empresa, assinados, recusados ou expirados, taxa de assinatura, tempo médio até assinar, enviados pela IA e uso do plano. Clicar em um número abre a lista de envios já filtrada. Abaixo ficam os últimos envios, as Vigências que terminam nos próximos 60 dias e o atalho Ver tudo no Ravisign.

O cartão Conexão com o Ravisign mostra a conta, o teste grátis, o plano, o último contato e o modo de atualização: Aviso automático (o Ravisign avisa o ChatISP na hora) ou Consulta periódica (o ChatISP consulta a cada poucos minutos).

Envios

A aba Envios lista todos os contratos, com busca por cliente, telefone ou protocolo e filtros por situação, modelo, origem (Atendente, IA ou Fluxo) e período.

Ações de cada envio:

• Abrir conversa.
• Reenviar convite: manda o link e um código novo.
• Baixar via assinada.
• Ver linha do tempo: os eventos do ChatISP e do Ravisign, em ordem.
• Cancelar: exige o motivo, que o cliente não vê. O envelope usado não volta ao plano.

Registro e privacidade

As provas da assinatura (quem assinou, quando e como) ficam guardadas no Ravisign junto com o contrato assinado. No ChatISP ficam a linha do tempo e as mensagens internas de cada envio. O código de confirmação não vai para o histórico da conversa, para a auditoria nem para a IA, e os dados perguntados ao cliente vão só para o contrato.

Problemas comuns