Agenda

Para que serve a Agenda

Muita coisa combinada no WhatsApp tem dia e hora: "te retorno amanhã às 10h", "o técnico passa na quinta à tarde", "vamos marcar a apresentação para quarta". A Agenda registra esses combinados para que nada dependa da memória de quem atendeu. No provedor, o uso típico é retorno ao cliente e visita de campo; em equipes comerciais, reuniões, treinamentos e demonstrações.

A tela fica no menu lateral, na seção de atendimento, em Agenda, com o subtítulo Retornos, visitas, reuniões e treinamentos marcados pela equipe, com alertas para o responsável e para o cliente. Todo usuário logado acessa a tela e vê os compromissos conforme as regras de Quem vê e quem edita.

A tela da Agenda

Cartões de resumo

No topo, quatro cartões resumem a situação. Clicar em um deles muda a visão para mostrar exatamente aqueles compromissos.

Visões

O seletor no topo do calendário alterna entre Dia, Semana, Mês e Lista. A escolha fica guardada no navegador; no celular, a tela abre na Lista por padrão. Os botões Hoje, Anterior e Próximo navegam no tempo.

• Dia e Semana: grade de horários. Compromissos de dia inteiro aparecem numa faixa própria no alto. Clique em um horário livre para marcar um compromisso já com aquele horário (o clique na metade de baixo da hora começa na meia hora).
• Mês: calendário mensal. Clique no espaço vazio de um dia para marcar um compromisso às 09:00 daquele dia; quando o dia tem mais compromissos do que cabem, um indicador de quantidade leva à visão do dia.
• Lista: os compromissos do período em ordem, com horário de início e fim.

A frase Selecione um horário livre para marcar um compromisso. aparece como dica acima do calendário. A contagem ao lado mostra quantos compromissos estão no período exibido.

Lateral

• Um minicalendário para saltar para qualquer data.
• O bloco Neste período, com a lista resumida dos compromissos exibidos (data, hora, título e responsável).
• O bloco Tipos, com a legenda de cores. Clicar em um tipo filtra o calendário por ele.

Filtros

Com algum filtro aplicado, aparece o botão Limpar filtros. A tela se atualiza sozinha a cada minuto enquanto está visível.

Na grade, cada compromisso aparece na cor do seu tipo. Compromisso que passou do horário sem conclusão recebe a marca Passou sem conclusão.

Marcar um compromisso

1. Clique em Novo compromisso no topo da Agenda, ou em um horário livre do calendário.
2. Informe o Título e escolha o Tipo. Ao trocar o tipo, a duração, os alertas, a confirmação ao cliente e a sala do Meet assumem os padrões daquele tipo.
3. Ajuste Início, Duração ou marque Dia inteiro.
4. Escolha o Responsável e, se for o caso, a Equipe.
5. Preencha cliente, local, link e observações, revise os alertas e clique em Salvar. A confirmação é Compromisso marcado.

Campos

Horário no passado

Marcar um compromisso com horário que já passou não é erro: serve para registrar uma visita que já aconteceu. O sistema apenas pede confirmação com O horário informado já passou. Registrar mesmo assim? Alertas com horário já vencido não são programados.

Ver o texto antes de salvar

O botão Ver o texto que o cliente recebe mostra, com os dados que estão no formulário naquele momento, como ficarão a confirmação e o lembrete. Quando um dos textos estiver vazio em Configurações, a prévia avisa Texto vazio em Configurações: o envio ao cliente está desligado.

Compromisso a partir de um atendimento

O caminho mais comum é marcar o compromisso durante a conversa com o cliente.

1. Com a conversa aberta, clique em Mais ações (três pontos) no cabeçalho do chat e escolha Marcar compromisso. A opção também existe em conversas encerradas, para marcar o retorno depois do encerramento. Outro caminho é o botão de mais no bloco Agenda do painel do cliente.
2. O formulário abre com o cartão Atendimento vinculado (protocolo, nome e telefone) e com Cliente e WhatsApp do cliente já preenchidos pela conversa.
3. Complete e salve.

Com o vínculo, a conversa passa a registrar o que acontece com o compromisso, sempre como linhas internas que o cliente não vê, enquanto a conversa não estiver encerrada:

• Compromisso marcado: seguido do título, tipo, dia da semana, data e hora;
• Compromisso remarcado: quando o horário muda;
• Compromisso concluído:, Compromisso cancelado: e Compromisso reaberto:;
• Confirmação do compromisso enviada ao cliente e Lembrete do compromisso enviado ao cliente, com a antecedência ou com o nome de quem enviou o lembrete manual.

A linha do tempo da conversa também recebe esses eventos. No detalhe do compromisso, o botão Abrir a conversa volta ao chat.

Bloco Agenda no painel do cliente

Na lateral da conversa, o bloco Agenda lista os compromissos daquele cliente (procurados pelo número de WhatsApp, com e sem o nono dígito): os próximos primeiro, depois os concluídos recentes, com tipo e situação. Clique em um item para abrir o detalhe. Sem compromissos, o bloco mostra Nenhum compromisso marcado com este cliente. No modo dedicado de atendimento, a aba Agenda do trilho lateral traz a agenda completa sem sair da tela.

Alertas e lembretes

Cada compromisso tem dois conjuntos de antecedências, escolhidas como fichas no formulário: Avisar o responsável e Lembrar o cliente. É possível marcar várias fichas em cada um. As antecedências disponíveis são:

5 min 10 min 15 min 30 min 1 h 2 h 3 h 1 dia 2 dias 7 dias

Os valores iniciais vêm do tipo. Sem tipo, o responsável é avisado 15 minutos antes e o cliente não recebe lembrete.

Avisar o responsável

Aviso no painel (com som) e pelo WhatsApp do responsável, com a antecedência marcada. Sem responsável, avisa a equipe.

• No painel: aparece um cartão no canto da tela com o título, o tipo, o horário, a antecedência e o cliente, com os botões Ver (abre o compromisso) e Link (quando há link de reunião). O alerta sonoro Lembrete da agenda toca junto. O cartão some sozinho depois de 2 minutos e não se repete em outras abas do mesmo navegador. O painel confere os lembretes a cada 30 segundos, então o cartão aparece para quem está com o ChatISP aberto naquele momento ou nos minutos seguintes.
• No WhatsApp: Lembrete da agenda: em (antecedência) começa (título, tipo, cliente, local e link). Vale para quem tem o WhatsApp verificado e Receber avisos no WhatsApp ligado em Minha conta; para a equipe, pula quem está em pausa.
• Compromisso sem responsável e sem equipe não gera alerta de responsável.

Além dos lembretes, o responsável recebe pelo WhatsApp Compromisso marcado para você: quando alguém marca um compromisso para ele, e Compromisso remarcado para quando o horário de um compromisso dele muda. Quem marca para si mesmo não recebe o próprio aviso.

Lembrar o cliente

Mensagem pelo WhatsApp ao cliente e às outras pessoas, com o texto configurado em Configurações. Cada antecedência marcada gera uma mensagem para o WhatsApp do cliente e uma para cada pessoa de Outras pessoas.

• Se o compromisso está vinculado a uma conversa, o lembrete do cliente sai por ela e fica no histórico.
• Sem vínculo, o lembrete sai pela conversa mais recente com aquele número; se não houver conversa nenhuma, é enviado como mensagem avulsa pelo número do provedor conectado.
• Com o texto do lembrete vazio em Configurações, nenhum lembrete é enviado ao cliente, e o formulário avisa isso no lugar da explicação.

Confirmação no ato

A chave Enviar confirmação ao cliente agora faz o cliente (e as outras pessoas) receberem, ao salvar, a confirmação com data, hora e detalhes. Ela vem ligada nos tipos que pedem confirmação e fica desabilitada quando o texto de confirmação está vazio em Configurações. Ao editar um compromisso, ligue a chave de novo para reenviar a confirmação com os dados novos.

Lembrete manual

No detalhe de um compromisso agendado que tem WhatsApp do cliente ou outras pessoas, o botão Enviar lembrete agora manda o texto do lembrete na hora. O sistema confirma com Lembrete enviado a (quantidade) contato(s).

Como os alertas são programados

• A fila de alertas é refeita a cada salvamento: mudar horário, responsável, antecedências ou pessoas reprograma tudo o que ainda não foi enviado.
• Só são programados os alertas cujo horário ainda está no futuro.
• Concluir ou cancelar o compromisso apaga os alertas pendentes; reabrir programa de novo.
• O sistema confere a fila continuamente e marca cada alerta antes de enviar, para nunca enviar o mesmo alerta duas vezes.

O detalhe do compromisso mostra a lista Alertas, com destino (Responsável ou Cliente), para quem, antecedência, horário de disparo e situação: Programado, Enviado, Falhou ou Cancelado. Passe o mouse sobre a situação de um alerta que falhou para ver o motivo.

Textos enviados ao cliente

Os textos da confirmação e do lembrete são únicos para toda a instalação e ficam em Configurações, aba Chamadas e agenda, cartão Agenda: Textos enviados ao cliente pelo WhatsApp ao marcar um compromisso e antes do horário. Vazio desliga o envio.

Variáveis

Os dois textos já vêm escritos em uma instalação nova. O texto de fábrica da confirmação é:

Olá {nome}! Confirmamos o agendamento: {titulo}, em {data} às {hora}. {detalhes}Enviaremos um lembrete antes do horário. Se precisar remarcar, é só responder por aqui.

Olá {nome}! Passando para lembrar do nosso compromisso: {titulo}, em {data} às {hora}. {detalhes}Se precisar remarcar, é só responder por aqui.

Detalhe do compromisso

Clique em um compromisso em qualquer visão para abrir o detalhe. Ele mostra data, horário e duração, tipo, situação, cliente e outras pessoas, local, link (com Copiar link), observações, desfecho, a lista de alertas e, na lateral, Responsável, Equipe, a situação do Google Agenda e os dados de registro (Marcado por, Marcado em, Origem, Concluído em, Cancelado em).

A Origem indica de onde o compromisso veio: Atendimento (marcado a partir de uma conversa), Agenda (marcado na própria tela) ou Assistente (marcado pelo Copiloto).

Ações

Tipos de compromisso

Quem tem a permissão Gerenciar a agenda vê o botão Tipos de compromisso no topo da Agenda. Cada tipo traz duração, cor e alertas padrão; o compromisso pode mudar tudo na hora de marcar. As alterações ficam registradas na auditoria do sistema.

Excluir um tipo que já tem compromissos apenas o deixa inativo (Tipo com compromissos: ficou inativo.), para os compromissos antigos continuarem legíveis.

Tipos que já vêm cadastrados

Reunião, Treinamento e Apresentação também vêm com a sala do Google Meet ligada.

Google Agenda

Cada usuário pode conectar a própria conta Google para que os compromissos em que ele é o responsável apareçam também na agenda Google dele: Os compromissos em que você é o responsável aparecem também na sua agenda do Google (só de lá para cá não: o ChatISP é a origem). A conexão é opcional e individual; quem não conecta continua usando a Agenda normalmente.

Conectar a conta

1. Abra Minha conta e localize o cartão Google Agenda. O cartão só aparece quando a integração está disponível na sua instalação.
2. Clique em Conectar minha conta Google. Uma nova aba abre na página de autorização do Google, e o painel mostra Aguardando a autorização na aba da conta Google...
3. Escolha a conta e autorize o acesso do aplicativo ChatISP à agenda.
4. De volta ao painel, aparece Conta Google conectada. Seus próximos compromissos serão espelhados. e o cartão passa a mostrar o e-mail da conta com o selo Conta conectada.

A autorização passa pelo conector central da Ravi Systems, que guarda a credencial do Google; a instalação fica apenas com o vínculo da conta. Se a autorização for cancelada no Google, o painel avisa Autorização cancelada. Nenhuma alteração foi feita. Ao conectar, os compromissos agendados em que você é responsável entram na fila para serem espelhados.

O que é sincronizado

O espelho tem um sentido só: do ChatISP para o Google. Alterar ou apagar o evento direto no Google não muda o compromisso no ChatISP.

No detalhe do compromisso, o campo Google Agenda mostra a situação: Espelhado na conta Google do responsável, Aguardando espelhar no Google Agenda, Falha ao espelhar no Google Agenda (com o motivo) ou Sem espelho (o responsável não conectou a conta Google). Uma falha nunca impede o compromisso de ser salvo: o sistema tenta espelhar de novo sozinho em segundo plano.

Reconectar e desconectar

• Se o acesso expirar ou for revogado na conta Google, o cartão mostra o aviso Acesso à conta Google expirou ou foi revogado: reconecte em Minha conta. e o botão Reconectar.
• Desconectar pede confirmação: Desconectar a conta Google? Os eventos já criados ficam lá; os próximos compromissos não serão mais espelhados.
• Ao reconectar a mesma conta, o sistema reconhece os eventos que ele mesmo criou antes e os reaproveita, sem duplicar.

Sala do Google Meet

Com a chave Gerar sala do Google Meet ligada no compromisso, o evento criado na agenda Google do responsável nasce com uma sala do Meet, e o endereço da sala entra sozinho no campo Link: A sala é criada na agenda Google do responsável ao salvar e o endereço entra no campo Link. Vale só quando o link estiver vazio.

• A sala é criada antes de enviar a confirmação ao cliente e o aviso ao responsável, então o link já segue nessas mensagens (pela variável {link} ou {detalhes}).
• O responsável precisa ter a conta Google conectada. Se não tiver, o formulário avisa na hora: O responsável escolhido não conectou a conta Google em Minha conta: a sala não será criada.
• Se você digitar um link no campo, ele vence: a sala não é gerada.
• No detalhe, o link criado pelo Google aparece com o rótulo Sala criada pelo Google Meet.
• Cancelar o compromisso, ou apagar o evento, invalida a sala; reabrir o compromisso cria uma sala nova.
• Se o Google demorar a devolver o endereço da sala, o sistema volta a buscá-lo sozinho em seguida.

A chave só aparece no formulário quando a integração com o Google está disponível na instalação.

Quem vê e quem edita

O alcance na Agenda depende da permissão Gerenciar a agenda, dada no perfil de acesso: Vê e edita os compromissos de toda a equipe, marca para qualquer pessoa e cadastra os tipos de compromisso. Sem esta permissão, o atendente vê os próprios compromissos, os da sua equipe e os sem responsável.

Para marcar um compromisso a partir de uma conversa, é preciso poder ver a conversa. Os textos enviados ao cliente são editados em Configurações, por quem tem a permissão Configurações.

Agenda pelo Copiloto

O Copiloto consulta e opera a Agenda a pedido do usuário: lista compromissos, marca um compromisso (inclusive com sala do Google Meet) e conclui ou cancela um compromisso. Compromissos marcados por ele mostram Assistente em Origem. A IA que conversa com os clientes não marca compromissos sozinha. Veja Copiloto.

Casos comuns

Combinar uma visita técnica com o cliente

1. No atendimento, use Mais ações e Marcar compromisso.
2. Escolha o tipo Visita técnica, ajuste o Início, escolha o técnico como Responsável (ou deixe sem responsável com a Equipe de campo) e preencha o Local.
3. Deixe Enviar confirmação ao cliente agora ligada e salve. O cliente recebe a confirmação na hora, um lembrete no dia anterior e outro uma hora antes; o técnico é avisado 30 minutos antes.
4. Depois da visita, o técnico abre o compromisso e usa Concluir com o desfecho.

O cliente não recebeu o lembrete

• Confira na lista Alertas do compromisso se o lembrete do cliente estava programado e qual a situação dele. Um alerta com horário já vencido na hora de salvar não é programado.
• Confira se o texto Lembrete antes do horário não está vazio em Configurações.
• Confira o WhatsApp do cliente e se há um número do provedor conectado para enviar.
• Situação Falhou: passe o mouse sobre ela para ver o motivo e use Enviar lembrete agora depois de corrigir.

O compromisso não apareceu no Google

• O espelho vai só para a conta do Responsável; compromisso sem responsável não é espelhado.
• Veja a situação no campo Google Agenda do detalhe. Aguardando espelhar é resolvido sozinho em instantes; Falha com aviso de acesso expirado pede Reconectar em Minha conta.