Automação de envios

Visão geral

A página Automação de envios fica no menu lateral, com o subtítulo Régua de cobrança e campanhas por lista, com ritmo controlado. Ela tem dois cartões:

Nos dois casos os envios são feitos em segundo plano pelo servidor, no ritmo configurado, e cada mensagem fica registrada na conversa do cliente. A página se atualiza sozinha, então dá para acompanhar o andamento com ela aberta.

Requisitos, permissão e plano

Plano Recurso de plano

A automação de envios faz parte dos planos a partir do PREMIUM (e fica liberada durante o teste grátis). Em plano sem o recurso, a página mostra o aviso de recurso indisponível com o plano necessário, e o sistema não permite criar campanhas, salvar ou ativar réguas. Réguas e campanhas já existentes não são apagadas se o plano mudar.

Permissão

A página e as duas funções exigem a permissão Automação de envios (na tela de perfis: Cria e acompanha a régua de cobrança e as campanhas de envio em massa.). Se o usuário estiver restrito a algumas conexões na ficha de atendentes, ele só cria réguas e campanhas nos números em que atua. Veja Conexões por atendente.

O que cada recurso precisa

Como a régua de cobrança funciona

Cada régua é uma regra: um número (API oficial com modelo aprovado, ou QR code com texto livre), um momento em relação ao vencimento e uma janela de envio. Você pode ter várias réguas ao mesmo tempo, por exemplo uma 3 dias antes, uma no dia e outra 5 dias depois do vencimento.

O ciclo de cada dia

1. Varredura. No primeiro momento em que a régua está dentro da sua janela (dia da semana e horário escolhidos), o ChatISP calcula a data de vencimento alvo do dia (por exemplo, para "3 dias antes", as faturas que vencem daqui a 3 dias) e consulta no sistema de gestão as faturas em aberto com esse vencimento. A primeira varredura do dia acontece no início da janela; depois a régua revarre a mesma data de hora em hora enquanto a janela estiver aberta, para apanhar faturas emitidas ao longo do dia. Feriados do calendário (os nacionais ligados e os cadastrados em Fluxos > Feriados) ficam fora da janela como um dia desmarcado, a menos que a régua tenha o chip Feriados marcado. Dias em que a régua não rodou (fim de semana ou feriado fora da janela, servidor parado) são recuperados na primeira varredura do próximo dia da janela, até 7 dias para trás: os avisos de antes do vencimento saem enquanto a fatura ainda está por vencer, e as cobranças de depois do vencimento saem no primeiro dia marcado. Nenhuma fatura é cobrada duas vezes.
2. Seleção. Entram apenas faturas com valor e com uma forma de pagamento copiável (Pix ou boleto). O telefone de cada cliente vem do cadastro do sistema de gestão: a cobrança sai para todos os celulares da ficha (uma linha por número, com o campo de WhatsApp em primeiro); o número fixo só entra quando é o único do cadastro. Cliente sem telefone é registrado como Pulada com o detalhe sem telefone no cadastro.
3. Uma cobrança por fatura. Cada fatura é cobrada no máximo uma vez por régua. Se a mesma fatura aparecer de novo, ela é ignorada.
4. Envio. As cobranças ficam Aguardando e saem no ritmo por minuto da régua, até o limite por dia, sempre dentro da janela.
5. Conferência na hora de enviar. Antes de cada envio a fatura é consultada de novo: se foi paga nesse meio tempo, a cobrança é marcada como Pulada (fatura paga antes do envio) e nada é enviado.

Proteções automáticas

• Cliente em atendimento espera. Se o cliente tem uma conversa aberta naquele número, a cobrança dele fica aguardando até a conversa ser encerrada, para não atropelar o atendimento.
• Validade de 48 horas. Uma cobrança que não conseguiu sair em 48 horas (cliente o tempo todo em atendimento, janela muito curta, limite diário atingido) é descartada como Pulada, com o detalhe passou 48 h sem conseguir enviar.
• Sistema de gestão fora do ar. Se a consulta falhar, a régua tenta de novo a cada 15 minutos dentro da janela, e o motivo aparece na lista como Último erro.
• Conexão ou modelo indisponível. Se o número estiver desconectado ou o modelo deixar de estar aprovado, nada é enviado e a régua mostra o motivo (conexão desconectada ou modelo não aprovado).
• Conta bloqueada na Meta. Se a Meta bloquear a conta do WhatsApp Business (por exemplo por falta de forma de pagamento válida), a régua segura o lote e mostra envio bloqueado pela Meta. O cartão da conexão em Conexões explica o motivo e leva à tela certa da Meta. Sem essa proteção a API aceitaria cada mensagem e não entregaria nenhuma.
• Tentar de novo. Cobranças que deram erro não são definitivas: o botão Tentar de novo (N) na linha da régua devolve todas as cobranças com erro para a fila, e elas saem na próxima rodada dentro da janela. Resolva antes a causa do erro, por exemplo a chave Pix.

Criar uma régua de cobrança

No cartão Régua de cobrança, clique em Nova régua. O formulário tem três seções numeradas, a faixa Na prática e os botões Prévia de hoje, Cancelar e Salvar.

1. Mensagem

O número da API oficial e o modelo aprovado que o cliente vai receber.

Se o número não tiver nenhum modelo aprovado, a seção mostra Nenhum modelo aprovado neste número: Os modelos são criados e aprovados no Gerenciador do WhatsApp da Meta. Crie um modelo de utilidade, de preferência do tipo order details (com os botões de copiar Pix e boleto), e depois busque os modelos aqui.

2. Quando cobrar

A régua olha o vencimento de cada fatura em aberto no sistema de gestão. Escolha um dos três cartões:

Só em Depois do vencimento existe o campo Incluir vencidas há até (dias). Com ele, na primeira varredura a régua também cobra as faturas que já estavam vencidas há até esse número de dias antes da data alvo, uma vez cada; nos dias seguintes volta a olhar só a data exata. Com zero, a régua cobra apenas o vencimento exato, e quem já estava vencido quando a régua nasceu não recebe. Aumentar o valor numa régua que já varreu refaz essa primeira varredura.

O campo Sistema de gestão escolhe de onde vêm as faturas: Todos com busca por vencimento (padrão) ou um sistema específico. Sistemas sem a busca aparecem desabilitados com a marca sem busca por vencimento.

3. Janela e ritmo

Só envia nos dias e horários escolhidos, respeitando o teto por dia.

A faixa Na prática resume a régua em uma frase enquanto você preenche, por exemplo: Na prática: cobra cada fatura em aberto 3 dia(s) antes do vencimento, Seg, Ter, Qua, Qui, Sex, das 08:00 às 18:00, no máximo 500 por dia. Sem nenhum dia marcado, ela avisa em nenhum dia (escolha ao menos um).

Prévia de hoje

O botão Prévia de hoje faz a consulta real ao sistema de gestão sem gravar nem enviar nada, e mostra quantas faturas a régua pegaria hoje:

Vencimento em 10/10/2026: 1.256 fatura(s) em aberto, 1.198 com WhatsApp no cadastro, 58 sem telefone, 0 já cobrada(s) por esta régua.

Se a consulta falhar, aparece Não foi possível consultar o sistema de gestão agora com o motivo. Se algum campo estiver inválido, aparece Confira os campos da régua.

1. Preencha as três seções.
2. Confira a faixa Na prática e rode a Prévia de hoje.
3. Clique em Salvar. A mensagem Régua salva. confirma, e a régua entra na lista como Ativa.

Modelos e variáveis da régua

Os modelos da Meta têm variáveis numeradas no texto ({{1}}, {{2}}...). Na régua, cada {{n}} do modelo recebe um dado da fatura: para cada variável aparece um seletor Variável N com as opções abaixo. Confira a ordem: o formulário sugere uma sequência inicial, mas quem sabe o que o texto do modelo espera em cada posição é você.

Os valores são consultados na hora do envio, não na varredura, então refletem a fatura atual. Como a Meta recusa variável vazia, um dado que não existir na fatura é enviado como -.

Modelo só de texto ou com botões de copiar

Para escrever um bom modelo: crie na Meta um modelo da categoria de utilidade, com um texto que identifique o provedor, diga o valor e o vencimento e oriente o cliente a pagar ou responder em caso de dúvida. Depois de aprovado, use Buscar modelos na Meta no formulário.

Acompanhar a régua

A tabela do cartão Régua de cobrança mostra uma linha por régua, as ativas primeiro:

Desativar para a régua sem perder nada: ela deixa de varrer e de enviar até ser ativada de novo. Excluir pede a confirmação Excluir esta régua e o histórico de cobranças dela? e apaga a régua com o histórico de cobranças (as mensagens já enviadas continuam nas conversas dos clientes).

Cobranças de uma régua

O botão Cobranças abre o resumo (Hoje, Enviadas, Respondidas, Pendentes, Erros) e a lista das cobranças mais recentes, com cliente e telefone, fatura e vencimento, valor, situação com o detalhe, data e o link Abrir conversa.

Detalhes de erro e de situação

Fatura com botões de copiar (API oficial)

Pela API oficial, a fatura pode chegar ao cliente como um cartão de cobrança: valor em destaque e os botões Copiar código Pix e Copiar código do boleto, que copiam o código com um toque, prontos para colar no app do banco. É um recurso de pagamentos da Meta para o Brasil.

Ele aparece em dois lugares:

• Na régua de cobrança, quando o modelo escolhido é do tipo com botões (order details).
• Na segunda via enviada na conversa, pelo atendente (na janela de faturas do cliente) ou pela IA, quando a API oficial é o canal da vez.

Configuração

Fica em Configurações, aba Canais e franquia, bloco Segunda via com botões de copiar pela API oficial. Como o resto da aba, clicou salvou:

Quando o cartão sai e quando a fatura vai em texto

Na conversa, o cartão é tentado quando a API oficial é o primeiro canal para aquela mensagem: número só com API oficial e janela aberta; número com QR e API conforme a política dos menus em Canais e franquia (por padrão, enquanto houver franquia grátis no mês e com a janela aberta); modo Só a API oficial; ou QR fora do ar. Em qualquer outro caso, e também quando faltam dados (fatura sem valor, sem Pix nem boleto, Pix sem a chave da empresa) ou a Meta recusa o cartão, a fatura segue no formato de texto de sempre, sem o cliente ficar sem a segunda via.

No histórico da conversa, o cartão aparece como texto do atendente com a linha Cartão de cobrança enviado pela API oficial com os botões: ..., para a equipe saber o que o cliente recebeu. A imagem do QR Code do Pix não vai junto com o cartão.

Criar uma campanha por lista

No cartão Campanhas por lista, clique em Nova campanha. Se não houver nenhuma conexão conectada, aparece Nenhuma conexão conectada para enviar.

Formato da lista de destinatários

Uma linha por cliente: telefone; nome; colunas extras. Telefone repetido ou inválido é ignorado.

5544999990000;Maria;R$ 99,90
5544988887777;João Pereira;R$ 129,90
5511977776666;Ana

• Telefone com DDI e DDD (para o Brasil, começando por 55). Pontuação, espaços e parênteses são ignorados. Depois de limpo, o número precisa ter de 10 a 15 dígitos.
• Separador: ponto e vírgula, tabulação (colar direto de uma planilha) ou vírgula. Quando a linha tem ponto e vírgula ou tabulação, a vírgula é tratada como parte do valor, então R$ 89,90 chega inteiro.
• Nome é a segunda coluna (opcional). As colunas seguintes são extras.
• Telefone repetido fica só com a primeira ocorrência. Linhas inválidas são contadas e informadas ao salvar.
• Até 20.000 destinatários por campanha.

Variáveis

Ao clicar em Salvar, a campanha é criada como Rascunho e a mensagem informa o resultado, por exemplo Campanha criada com 1.250 destinatários (3 linhas ignoradas). Nada é enviado até você clicar em Iniciar. Se nenhuma linha for válida, aparece Nenhum destinatário válido na lista.

Enviar e acompanhar uma campanha

A tabela do cartão Campanhas por lista mostra as campanhas mais recentes com Nome (e o modelo, quando houver), Conexão, Situação, Progresso (barra com feitos sobre o total e os erros), Respondidas, Criada em (com quem criou) e Ações.

Situações e ações

O sistema pausa a campanha sozinho quando a conexão dela fica desconectada ou é excluída, ou quando o modelo escolhido deixa de existir. Resolva a causa e use Retomar: o envio continua de onde parou, sem repetir quem já recebeu. Excluir pede a confirmação Excluir esta campanha e o histórico de destinatários?; as mensagens já enviadas continuam nas conversas.

Detalhes

O botão Detalhes abre os indicadores Enviados, Entregues, Lidas, Respondidas, Erros e Pendentes, o texto da campanha (no QR) e a tabela dos primeiros 500 destinatários com telefone, nome, situação e horário do envio.

As situações só avançam (Enviada, Entregue, Lida, Respondeu): um recibo atrasado nunca faz um destinatário voltar atrás. Nos indicadores, Entregues inclui quem já leu e quem respondeu, e Lidas inclui quem respondeu.

Quando o cliente responde

Cada envio de campanha ou de régua fica registrado na conversa do cliente, com um evento que identifica a origem (o nome da campanha, ou Cobrança automática seguido do nome da régua), para quem atender depois saber o que o cliente recebeu.

• Conversa nova fica encerrada. Se o envio abriu uma conversa que não existia, ela não entra na fila de atendimento: fica encerrada até o cliente responder. Assim uma campanha de mil contatos não enche a fila da equipe.
• A resposta abre um atendimento normal. Quando o cliente responde, a conversa segue o caminho de sempre: fluxos, IA, fila, departamentos e distribuição para os atendentes.
• Conversa já aberta. Na campanha, se o cliente já estava em atendimento naquele número, a mensagem entra na conversa aberta. Na régua de cobrança, o envio espera a conversa ser encerrada (até 48 horas).
• Contagem de respostas. A resposta do cliente em até 7 dias depois do envio marca o destinatário como Respondeu (campanha) ou a cobrança como Respondida (régua).

Custos na API oficial

Mensagens enviadas pelo QR não têm custo por mensagem. Na API oficial, a Meta cobra por mensagem, e os modelos são sempre pagos, fora da franquia mensal de mensagens de serviço. Por isso o cartão da régua avisa: Cada cobrança sai como modelo da API oficial: a Meta cobra por mensagem e o envio conta na franquia do número.

O consumo do mês aparece no cartão de cada número da API oficial, na tela de Conexões, inclusive a contagem Modelos enviados (sempre pagos). Veja Franquia e custos da API oficial.

Boas práticas

• Monte a régua em degraus. Uma régua amigável alguns dias antes do vencimento, uma no dia e uma depois costumam cobrir bem o ciclo. Ajuste o tom do modelo para cada momento.
• Use modelo com botões de copiar na régua e configure a chave Pix da empresa: pagar fica a um toque e o cliente não precisa selecionar o código no meio do texto.
• Escolha a janela pensando no cliente: horário comercial e dias úteis evitam mensagem de cobrança em horário inadequado e fazem as respostas caírem quando a equipe está trabalhando.
• Mantenha o cadastro de WhatsApp no sistema de gestão atualizado. A régua usa o telefone do cadastro; a prévia mostra quantos clientes estão sem telefone.
• Teste com uma lista pequena antes de uma campanha grande: crie uma campanha com dois ou três números da equipe, inicie e confira o texto, as variáveis e a chegada.
• Prefira um ritmo calmo e limite diário compatível com a capacidade da equipe de responder.
• Mande só para quem espera receber, com texto que identifica o provedor e diz claramente do que se trata.
• Acompanhe os erros nos detalhes: telefones sem WhatsApp, modelos pausados pela Meta e falhas de integração aparecem ali primeiro.

Problemas comuns