Contratos

Visión general

El área está en el menú Contratos, con el subtítulo Contratos firmados con Ravisign, directo desde las conversaciones. Mientras Ravisign no está conectado, la pantalla muestra la presentación Contratos firmados sin salir de la atención con los tres pasos (conectar Ravisign, elegir el plan y enviar por la conversación) y el botón Conectar Ravisign, que lleva a Integraciones.

Qué queda en cada sistema

Pestañas del área

Permisos

Tres permisos del perfil (vea Usuarios y perfiles) controlan el área:

Conectar Ravisign

La conexión se hace en la tarjeta Ravisign de la pantalla Integraciones, descrita como Firma electrónica de contratos por la conversación de WhatsApp, con validez jurídica y la copia firmada de vuelta para el cliente. Hay dos caminos.

Crear cuenta en Ravisign

1. Haga clic en Crear cuenta en Ravisign. La cuenta se abre con los datos de su empresa ya registrados en Ravi Systems, sin formulario para completar.
2. Escriba el código de confirmación que llega al correo del registro.
3. El acceso al panel de Ravisign se envía al mismo correo.

La creación exige la instalación registrada en Ravi Systems. Sin el registro, la tarjeta explica el motivo y muestra el atajo Registrar esta instalación y la opción Vincular cuenta existente. Si el registro está incompleto (falta correo, documento, dirección o razón social), la tarjeta dice qué falta y ofrece Intentar de nuevo y Hablar con Ravi Systems; una vez completado el registro con la atención de Ravi Systems, un clic en Intentar de nuevo crea la cuenta.

Ya tengo cuenta

1. Haga clic en Ya tengo cuenta (o Vincular cuenta existente).
2. Informe el correo de quien administra la cuenta en Ravisign.
3. Escriba el código de 6 dígitos que llega a ese correo. Pegar el código lo confirma solo. El código vale por algunos minutos, tiene un límite de intentos y se puede pedir otro cada minuto (el botón muestra Reenviar en con la cuenta regresiva).

Qué muestra la tarjeta

Conectada, la tarjeta muestra el nombre de la cuenta, el plan, el uso de sobres del mes (por ejemplo, Conectada a la cuenta Proveedor Ejemplo. Plan BASIC, 12 de 50 sobres usados en octubre) y el Último contacto con Ravisign, con los botones Elegir plan, Abrir Contratos, Ver en Ravisign y Probar. La etiqueta de la tarjeta indica el estado:

Desconectar no borra nada: ChatISP deja de enviar por esa cuenta y los contratos ya firmados siguen guardados en Ravisign. Reconectar vuelve a la misma cuenta, sin crear otra, y Vincular otra cuenta cambia la cuenta vinculada.

Plan y sobres

El plan es de Ravisign, pero la contratación y el pago se hacen dentro de ChatISP, en la pestaña Plan. Cada contrato enviado usa un sobre de la cuota del mes.

• Mensual o Anual (con descuento). Cada plan muestra cuántos sobres por mes ofrece, con los sellos Más elegido, Sugerido para su volumen y Plan actual.
• Pago: en el mensual, carnet de cuotas mensuales con Pix y boleto; en el anual, boleto con Pix. El Pix trae código QR y copia y pega; el boleto, la línea digitable. El Pix se confirma en instantes y el boleto puede tardar hasta 3 días hábiles. La pantalla sigue el pago sola y libera el plan apenas se confirma.
• Para contratar: aceptación de los términos de uso de Ravisign y los datos de quien paga que falten (CPF o CNPJ, correo, teléfono y, para CPF, la fecha de nacimiento de alguien con 18 años o más), verificados en el momento.
• La cuenta nace en prueba gratis de 10 días, con hasta 20 sobres, antes del primer pago; la pantalla informa cuántos quedan.
• Cambiar de plan: subir vale en el momento (en el anual, genera el boleto de la diferencia); bajar queda programado para el próximo vencimiento y se puede deshacer.
• Cancelar: el acceso sigue hasta el fin del período pagado. El motivo es opcional.

La franja de uso muestra cuántos sobres del mes ya se usaron (Ya usó 12 de 50 sobres de octubre), y la pestaña también muestra las cuotas mensuales de Revisiones con IA y de Conversiones de PDF. Con el pago atrasado, una franja avisa hasta cuándo pagar; 7 días después del vencimiento el envío de contratos queda bloqueado hasta regularizar.

Modelos

La pestaña Modelos lista los modelos de contrato con nombre, finalidad, tipo (PDF enviado o Editable), versión, variables, activación, última revisión con IA y estado (Activo o Archivada). Los modelos se guardan en Ravisign.

Cada modelo tiene una finalidad: Adhesión, Renovación, Cambio de plan, Comodato de equipo u Otro. La finalidad no cambia después de guardar el modelo.

Enviar PDF

Use el contrato que el proveedor ya tiene: envíe el PDF (hasta 20 MB) y, en Posicionar campos, coloque sobre las páginas las cajas que completa el sistema (nombre, CPF o CNPJ, dirección, plan, valor) y los lugares de firma, rúbrica, nombre y fecha. El editor tiene deshacer, zoom, arrastrar y redimensionar, y la vista previa muestra el contrato listo con datos de ejemplo.

Crear en el constructor

Sin PDF, el constructor arma el contrato por bloques: el logo de la empresa en el encabezado (PNG o JPG de hasta 500 KB), las partes, el objeto, el plan contratado y las cláusulas. Se puede pegar el texto de Word, elegir fuente y color, numerar las cláusulas y ver la vista previa en PDF al lado. El constructor avisa cuando falta alguna cláusula obligatoria de la finalidad. Cuando hay cláusulas listas para la finalidad, aparece también el botón Biblioteca de cláusulas.

Acciones de cada modelo

Variables y planes del ERP

En la pestaña Variables, indique de dónde viene cada dato que pide el contrato. El cliente nunca completa formularios: lo que el ERP y la conversación no informan, la IA (o el agente) lo pregunta en la conversación antes de generar el contrato.

Cada variable también tiene el Nombre que usa la IA para preguntar o confirmar el dato y el ejemplo que aparece en la vista previa. Para el fin de la vigencia, informe la Vigencia en meses (de 1 a 120).

Probar con un cliente

Busque un cliente del ERP por nombre, CPF, CNPJ o teléfono y vea de dónde saldría cada dato y el contrato completado. No se guarda ni se envía nada, y los datos aparecen enmascarados. Esta prueba también cuenta como el paso 3 de la activación.

Planes del sistema de gestión

El precio de un contrato siempre viene del ERP. La tarjeta Planes del sistema de gestión muestra la lista de planes usada en los contratos, con nombre, código, mensualidad y velocidad, e informa cuántos sirven para el contrato. La lista se actualiza sola junto con la sincronización de los abonados, y el botón Actualizar planes la busca en el momento. El origen aparece en la tarjeta:

Los planes marcados como inactivos u ocultos en el ERP aparecen con la etiqueta Inactivo y no entran en contratos; los planes sin valor también quedan afuera. En ReceitaNet, la lista se deduce de los cobros y exige el token de Cobranza Directa vía Chat en el registro del ERP (vea Particularidades de cada ERP).

Activación del modelo en cuatro pasos

Un modelo solo se puede enviar después de cuatro pasos, que se siguen en la columna Activación de la pestaña Modelos. El panel Activación de cada modelo muestra cuántos pasos faltan o Listo para enviar.

1. Variables obligatorias con fuente: todo dato obligatorio del contrato tiene de dónde venir.
2. Vista previa revisada: quien gestiona los contratos revisa la vista previa y la marca como revisada.
3. Prueba con un cliente real: la prueba de la pestaña Variables, que registra quién probó y cuándo.
4. Liberación jurídica en Ravisign: la revisión jurídica de la versión actual, el tratamiento de los hallazgos de gravedad alta y la aceptación de responsabilidad, hechos en Ravisign. ChatISP muestra lo que falta y el botón Abrir en Ravisign; después de la aceptación, muestra quién aceptó y cuándo.

Mientras la activación no termina, el modelo no aparece para el agente, la IA ni el flujo, y en la pestaña Acción de la IA figura como Activación pendiente: solo puede perder quién lo envía, nunca ganar.

Revisión jurídica con IA

El botón Revisar con IA pide a Ravisign un análisis automático del modelo con foco en la relación de consumo de telecomunicaciones. La revisión tarda algunos minutos; la pantalla muestra el avance, puede seguir usando el sistema y recibe un aviso cuando está lista.

• Nota de 0 a 10, por franjas: Sin problemas relevantes, Atención, Revisar y Problemas graves. La columna Última revisión de la lista muestra la nota en color y la fecha.
• Hallazgos agrupados por gravedad (alta, media y baja), cada uno con el fragmento, el problema, la base legal y una sugerencia de texto.
• Aplicar sugerencia: en modelos editables, reemplaza el fragmento por el texto sugerido y crea una versión nueva del modelo. Los contratos ya enviados no cambian. En modelos en PDF, la lista orienta el ajuste en el archivo original.
• Marcar como revisado: registra quién revisó cada punto.

Cuando el modelo recibe una versión nueva, la revisión anterior queda marcada como desactualizada. La pestaña Plan muestra las Revisiones con IA usadas y disponibles en el mes; una revisión que falla no cuenta en la cuota. Los PDF de más de 10 MB no se analizan.

Convertir PDF en modelo editable

En un modelo en PDF, Convertir en modelo editable lee el documento (cerca de un minuto cada dos páginas), muestra el avance en pantalla y, al terminar, registra un modelo nuevo con el mismo nombre seguido de (editable), la misma finalidad y las variables ya vinculadas a las fuentes sugeridas. El PDF original queda como está.

Revisar en Ravisign abre el resultado al lado del original, con los puntos para comparar. El modelo nuevo pasa por la activación completa, incluida la revisión y la aceptación en Ravisign. La pestaña Plan muestra las Conversiones de PDF usadas en el mes y cuándo vuelve la cuota; una conversión que falla no cuenta.

Quién envía cada modelo

En la pestaña Acción de la IA, el panel Quién envía cada modelo define, para cada modelo listo, quién puede enviarlo y a qué cliente. El agente, la IA y el flujo usan solo el modelo cuya regla coincide con el cliente de la conversación.

Cuando dos reglas valen para el mismo cliente, ChatISP lo rechaza y muestra el conflicto, por ejemplo: Adhesión fibra y Adhesión radio valen para el mismo cliente en Activo. Cambie la situación, los planes o quién envía, o marque uno de ellos como predeterminado. Cuando dos planes tienen el mismo nombre, el panel muestra el valor o el código al lado.

Reglas del envío

• Pedir confirmación del cliente antes de enviar: siempre activado.
• Plazo para firmar (días): de 1 a 30 días. Después el contrato vence.
• Recordatorio después de (horas): de 6 a 72 horas. El cliente recibe un único recordatorio si todavía no firmó.

La Vista previa de los mensajes muestra cómo recibe el cliente la invitación y el código. La tarjeta Mensajes del agente y del flujo reúne, solo para lectura, los textos de la invitación, del código, del recordatorio y de la copia final, que se definen en Ravisign.

Envío por el agente

En la conversación, el panel Cliente tiene el botón Enviar contrato (vea Ficha del cliente).

1. Elija el modelo. La lista trae solo los modelos listos cuya regla vale para el agente y para este cliente.
2. Elija el contrato del cliente en el ERP, cuando tenga más de uno.
3. En el cambio de plan, elija el plan nuevo de la lista del ERP: el nombre y el valor vienen de allí. Sin la lista, escriba el plan y el valor; la pantalla avisa que el valor va tal cual al contrato.
4. Complete los datos que solo el cliente sabe, preguntados en la conversación. Van al contrato y no quedan guardados en ChatISP. Si falta algo, el campo aparece marcado con el motivo.
5. Ajuste el plazo para firmar si hace falta (de 1 a 90 días).
6. Haga clic en Ver vista previa para revisar el contrato con los datos reales, confirme que quien está en la conversación es el titular del registro y haga clic en Enviar por la conversación.

El envío se rechaza, con el mensaje en pantalla, cuando: la cuenta no tiene plan; los sobres del mes se acabaron; el modelo no tiene la liberación jurídica (el mensaje dice qué falta y ofrece Abrir en Ravisign); la regla del modelo no vale para el cliente; ya hay un envío del mismo modelo en curso para él; o el registro en el ERP no tiene nombre.

Envío por la IA

En la pestaña Acción de la IA, el interruptor La IA puede enviar contratos para firma (botón Permitir) deja que la IA ofrezca y envíe los modelos en los que está marcada en Quién lo envía. El mismo interruptor aparece en la configuración de la IA, con el atajo a Contratos.

• La IA envía solo al titular del registro.
• Pregunta en la conversación solo lo que falta, verifica CPF, CNPJ, CEP y correo, muestra un resumen y solo envía después del SÍ del cliente.
• La IA escribe la invitación con el enlace con sus propias palabras. El código de confirmación nunca pasa por la IA: sale justo después, en una frase corta (Para firmar, usa este código: 123456. Vale 30 minutos.).
• Si el modelo no tiene la liberación jurídica, o si algo impide el envío, la IA pasa la conversación a un agente con el motivo.
• Sin modelo liberado para la IA o sin sobres en el plan, la IA no ofrece contratos, y la pestaña lo avisa.

Cada envío usa un sobre del plan, como los demás.

Envío por el flujo

En los Flujos, la etapa Enviar contrato genera y envía el contrato del modelo elegido.

La etapa tiene dos salidas: Contrato enviado y No fue posible, que sigue cuando el contrato no se puede enviar; el motivo queda registrado en la conversación. El editor avisa cuando Ravisign no está conectado o cuando ningún modelo está listo.

Qué recibe el cliente

1. Invitación: el mensaje con el enlace para abrir, revisar y firmar el contrato. Por la API oficial, con la ventana abierta, el enlace va en el botón Firmar contrato.
2. Código de confirmación: llega enseguida, con su validez. El cliente lo escribe en la página de firma. En el historial de la conversación aparece solo la línea Código de confirmación enviado, con la validez: el código nunca queda guardado. Si el cliente pega el código en la conversación, la respuesta explica que va en la página de firma.
3. Recordatorio: un único recordatorio, en el tiempo definido en Acción de la IA, si el cliente todavía no firmó.
4. Copia final: firmado el contrato, el PDF firmado llega a la conversación para que el cliente lo guarde.

El cliente firma desde el celular, en la página de firma de Ravisign, y puede pedir un código nuevo allí mismo. Hay un límite de un código por minuto y de algunos códigos por hora.

Ventana de 24 horas de la API oficial

En las conexiones de la API oficial de Meta (vea Conexiones de WhatsApp), fuera de la ventana de 24 horas solo salen plantillas de mensaje aprobadas. ChatISP envía solo a la aprobación de Meta dos plantillas propias de los contratos, una para la invitación y otra para la copia firmada. Con la plantilla aprobada, la invitación y la copia salen aunque la ventana esté cerrada. Sin ella, o para el código, el envío queda pendiente, un mensaje interno avisa en la conversación y todo sale apenas el cliente vuelva a escribir. En la conexión por código QR no hay ventana.

Mensajes internos en la conversación

Cada paso se convierte en un mensaje interno en la conversación, visible solo para el equipo: contrato generado, invitación enviada o reenviada, el cliente firmó, esperando a la empresa, firmado por la empresa, rechazado, vencido, cancelado, plazo prorrogado, copia entregada y concluido. Cuando el cliente rechaza, la conversación pasa al equipo.

Cambio de plan firmado

Cuando se firma un contrato de cambio de plan, ChatISP abre una orden de servicio en el ERP para aplicar el cambio. La forma de abrir esa orden en cada ERP se configura en la pestaña Cliente nuevo, en Avanzado, en la tarjeta Cambio de plan en el sistema de gestión. Sin esa configuración, el equipo aplica el cambio manualmente.

Firma de la empresa

La tarjeta Cómo firma su empresa muestra, solo para lectura, cómo reciben los contratos la firma del proveedor. La configuración se hace en Ravisign, con el botón Configurar en Ravisign.

En Esperando a la empresa, el cliente ya firmó y falta el lado del proveedor. El estado aparece en la pestaña Envíos (con filtro propio), en la Visión general, en la línea de tiempo y en un mensaje interno en la conversación. Quien tiene el permiso Representante de la empresa en los contratos recibe el aviso en Equipo, con el enlace para firmar en Ravisign. La copia final y la orden de servicio en el ERP salen solo después de que la empresa firma.

La tarjeta también muestra los representantes registrados en Ravisign, cuántos contratos esperan a la empresa ahora y avisos de certificado vencido o ausente.

Cliente nuevo por la conversación

Quien escribe por WhatsApp queriendo contratar puede ser atendido de principio a fin por la IA: registro en el ERP, tasa de instalación, contrato de adhesión y orden de instalación. La pestaña Cliente nuevo reúne estas opciones en tarjetas que guardan al hacer clic. El resumen En la práctica describe en una frase lo que está activado. Todo empieza desactivado.

Lo que la IA hace sola

Tasa de instalación

• Sin tasa, Valor fijo (la IA informa el valor antes del registro y genera el cobro con vencimiento en 3 días) o El equipo lo acuerda.
• Cuándo cobrar: Antes del contrato o Después de la firma.
• El valor sale siempre de la configuración, nunca de la conversación: la IA no negocia ni inventa precios.

Orden de instalación

• Acordar el día: la IA acuerda con el cliente un día dentro de los próximos 60 días y el período (Mañana o Tarde), y la orden sale con ellos.
• El equipo agenda: la orden se abre sin fecha y se avisa al cliente que el equipo se pondrá en contacto.
• La orden lleva la dirección, el día acordado y el enlace del contrato firmado. Para abrir órdenes, active las órdenes de servicio del ERP en Integraciones y tenga un tipo Instalación en las órdenes de servicio.

Contrato de adhesión

Para que el cliente nuevo firme la adhesión, la regla del modelo de adhesión debe marcar la situación Cliente nuevo y a la IA como quien envía (vea Quién envía cada modelo). La pestaña avisa cuando la IA está desactivada para contratos o cuando ningún modelo vale para el cliente nuevo.

Qué acepta cada ERP

Cada ERP muestra en la pestaña, con etiquetas, lo que acepta: Registro directo, Registro como pedido o Sin registro por la IA; Genera la tasa o Tasa por el equipo; Abre la instalación o Instalación por el equipo.

Lo que el ERP no acepta queda con el equipo, con una nota interna en la conversación y el cliente avisado. Un documento ya registrado no genera un registro duplicado. Una falla al generar la tasa o abrir la instalación se convierte en aviso para el equipo.

Parámetros de SGP y Gesprov

En SGP y Gesprov, el botón Parámetros abre los campos que el ERP exige para registrar directo. Mientras falte un campo obligatorio, la tarjeta muestra Falta configurar.

Fecha de nacimiento

Cuando el ERP exige la fecha de nacimiento (Gesprov con CPF), la IA la pregunta y confirma que el titular tiene 18 años o más. La fecha va solo al ERP y no queda guardada en ChatISP.

Seguimiento

Visión general

El panel Contratos por la conversación muestra las cifras del período (Este mes, 30 o 90 días): enviados, esperando al cliente, esperando a la empresa, firmados, rechazados o vencidos, tasa de firma, tiempo medio hasta firmar, enviados por la IA y uso del plan. Al hacer clic en una cifra se abre la lista de envíos ya filtrada. Debajo están los últimos envíos, las Vigencias que terminan en los próximos 60 días y el atajo Ver todo en Ravisign.

La tarjeta Conexión con Ravisign muestra la cuenta, la prueba gratis, el plan, el último contacto y el modo de actualización: Aviso automático (Ravisign avisa a ChatISP en el momento) o Consulta periódica (ChatISP consulta cada pocos minutos).

Envíos

La pestaña Envíos lista todos los contratos, con búsqueda por cliente, teléfono o protocolo y filtros por situación, modelo, origen (Agente, IA o Flujo) y período.

Acciones de cada envío:

• Abrir conversación.
• Reenviar invitación: envía el enlace y un código nuevo.
• Descargar copia firmada.
• Ver línea de tiempo: los eventos de ChatISP y de Ravisign, en orden.
• Cancelar: exige el motivo, que el cliente no ve. El sobre usado no vuelve al plan.

Registro y privacidad

Las pruebas de la firma (quién firmó, cuándo y cómo) quedan guardadas en Ravisign junto con el contrato firmado. En ChatISP quedan la línea de tiempo y los mensajes internos de cada envío. El código de confirmación no va al historial de la conversación, a la auditoría ni a la IA, y los datos preguntados al cliente van solo al contrato.

Problemas comunes