Agenda

Para qué sirve la Agenda

Mucho de lo que se acuerda por WhatsApp tiene día y hora: "le devuelvo la llamada mañana a las 10", "el técnico pasa el jueves por la tarde", "agendemos la presentación para el miércoles". La Agenda registra esos acuerdos para que nada dependa de la memoria de quien atendió. En el proveedor de internet, el uso típico es el retorno al cliente y la visita de campo; en equipos comerciales, reuniones, capacitaciones y demostraciones.

La pantalla está en el menú lateral, en la sección de atención, en Agenda, con el subtítulo Retornos, visitas, reuniones y capacitaciones agendados por el equipo, con alertas para el responsable y para el cliente. Todo usuario conectado accede a la pantalla y ve los compromisos según las reglas de Quién ve y quién edita.

La pantalla de la Agenda

Tarjetas de resumen

En la parte superior, cuatro tarjetas resumen la situación. Al hacer clic en una de ellas, la vista cambia para mostrar exactamente esos compromisos.

Vistas

El selector en la parte superior del calendario alterna entre Día, Semana, Mes y Lista. La elección queda guardada en el navegador; en el celular, la pantalla abre en la Lista por defecto. Los botones Hoy, Anterior y Siguiente navegan en el tiempo.

• Día y Semana: grilla de horarios. Los compromisos de todo el día aparecen en una franja propia en la parte superior. Haga clic en un horario libre para agendar un compromiso ya con ese horario (el clic en la mitad inferior de la hora empieza en la media hora).
• Mes: calendario mensual. Haga clic en el espacio vacío de un día para agendar un compromiso a las 09:00 de ese día; cuando el día tiene más compromisos de los que caben, un indicador de cantidad lleva a la vista del día.
• Lista: los compromisos del período en orden, con horario de inicio y fin.

La frase Seleccione un horario libre para programar un compromiso. aparece como sugerencia encima del calendario. El conteo al lado muestra cuántos compromisos hay en el período mostrado.

Lateral

• Un minicalendario para saltar a cualquier fecha.
• El bloque En este período, con la lista resumida de los compromisos mostrados (fecha, hora, título y responsable).
• El bloque Tipos, con la leyenda de colores. Al hacer clic en un tipo, el calendario se filtra por él.

Filtros

Con algún filtro aplicado, aparece el botón Limpiar filtros. La pantalla se actualiza sola cada minuto mientras está visible.

En la grilla, cada compromiso aparece con el color de su tipo. El compromiso que pasó su horario sin conclusión recibe la marca Pasó sin conclusión.

Agendar un compromiso

1. Haga clic en Nuevo compromiso en la parte superior de la Agenda, o en un horario libre del calendario.
2. Informe el Título y elija el Tipo. Al cambiar el tipo, la duración, las alertas, la confirmación al cliente y la sala de Meet asumen los valores predeterminados de ese tipo.
3. Ajuste Inicio, Duración o marque Todo el día.
4. Elija el Responsable y, si corresponde, el Equipo.
5. Complete cliente, lugar, enlace y observaciones, revise las alertas y haga clic en Guardar. La confirmación es Compromiso agendado.

Campos

Horario en el pasado

Agendar un compromiso con un horario que ya pasó no es un error: sirve para registrar una visita que ya ocurrió. El sistema solo pide confirmación con El horario informado ya pasó. ¿Registrar de todos modos? Las alertas con horario ya vencido no se programan.

Ver el texto antes de guardar

El botón Ver el texto que recibe el cliente muestra, con los datos que están en el formulario en ese momento, cómo quedarán la confirmación y el recordatorio. Cuando uno de los textos está vacío en Configuración, la vista previa avisa Texto vacío en Configuración: el envío al cliente está apagado.

Compromiso a partir de una atención

El camino más común es agendar el compromiso durante la conversación con el cliente.

1. Con la conversación abierta, haga clic en Más acciones (tres puntos) en el encabezado del chat y elija Agendar compromiso. La opción también existe en conversaciones finalizadas, para agendar el retorno después de la finalización. Otro camino es el botón de más en el bloque Agenda del panel del cliente.
2. El formulario abre con la tarjeta Atención vinculada (protocolo, nombre y teléfono) y con Cliente y WhatsApp del cliente ya completados a partir de la conversación.
3. Complete y guarde.

Con el vínculo, la conversación pasa a registrar lo que ocurre con el compromiso, siempre como líneas internas que el cliente no ve, mientras la conversación no esté finalizada:

• Compromiso agendado: seguido del título, tipo, día de la semana, fecha y hora;
• Compromiso reprogramado: cuando el horario cambia;
• Compromiso concluido:, Compromiso cancelado: y Compromiso reabierto:;
• Confirmación del compromiso enviada al cliente y Recordatorio del compromiso enviado al cliente, con la anticipación o con el nombre de quien envió el recordatorio manual.

La línea de tiempo de la conversación también recibe estos eventos. En el detalle del compromiso, el botón Abrir la conversación vuelve al chat.

Bloque Agenda en el panel del cliente

En el lateral de la conversación, el bloque Agenda lista los compromisos de ese cliente (buscados por el número de WhatsApp, con y sin el noveno dígito): primero los próximos, después los concluidos recientes, con tipo y estado. Haga clic en un elemento para abrir el detalle. Sin compromisos, el bloque muestra Ningún compromiso agendado con este cliente. En el modo dedicado de atención, la pestaña Agenda del riel lateral trae la agenda completa sin salir de la pantalla.

Alertas y recordatorios

Cada compromiso tiene dos conjuntos de anticipaciones, elegidas como fichas en el formulario: Avisar al responsable y Recordar al cliente. Es posible marcar varias fichas en cada uno. Las anticipaciones disponibles son:

5 min 10 min 15 min 30 min 1 h 2 h 3 h 1 día 2 días 7 días

Los valores iniciales vienen del tipo. Sin tipo, el responsable recibe el aviso 15 minutos antes y el cliente no recibe recordatorio.

Avisar al responsable

Aviso en el panel (con sonido) y por el WhatsApp del responsable, con la anticipación marcada. Sin responsable, avisa al equipo.

• En el panel: aparece una tarjeta en la esquina de la pantalla con el título, el tipo, el horario, la anticipación y el cliente, con los botones Ver (abre el compromiso) y Enlace (cuando hay enlace de reunión). La alerta sonora Recordatorio de la agenda suena al mismo tiempo. La tarjeta desaparece sola después de 2 minutos y no se repite en otras pestañas del mismo navegador. El panel revisa los recordatorios cada 30 segundos, por lo que la tarjeta aparece para quien tiene ChatISP abierto en ese momento o en los minutos siguientes.
• En WhatsApp: Recordatorio de la agenda: en (anticipación) empieza (título, tipo, cliente, lugar y enlace). Vale para quien tiene el WhatsApp verificado y Recibir avisos por WhatsApp activado en Mi cuenta; para el equipo, se omite a quien está en pausa.
• Un compromiso sin responsable y sin equipo no genera alerta de responsable.

Además de los recordatorios, el responsable recibe por WhatsApp Compromiso agendado para usted: cuando alguien agenda un compromiso para él, y Compromiso reprogramado para cuando cambia el horario de uno de sus compromisos. Quien agenda para sí mismo no recibe su propio aviso.

Recordar al cliente

Mensaje por WhatsApp al cliente y a las otras personas, con el texto configurado en Configuración. Cada anticipación marcada genera un mensaje para el WhatsApp del cliente y uno para cada persona de Otras personas.

• Si el compromiso está vinculado a una conversación, el recordatorio del cliente sale por ella y queda en el historial.
• Sin vínculo, el recordatorio sale por la conversación más reciente con ese número; si no hay ninguna conversación, se envía como mensaje suelto por el número conectado del proveedor.
• Con el texto del recordatorio vacío en Configuración, no se envía ningún recordatorio al cliente, y el formulario lo avisa en lugar de la explicación.

Confirmación en el acto

El interruptor Enviar confirmación al cliente ahora hace que el cliente (y las otras personas) reciban, al guardar, la confirmación con fecha, hora y detalles. Viene activado en los tipos que piden confirmación y queda deshabilitado cuando el texto de confirmación está vacío en Configuración. Al editar un compromiso, active el interruptor de nuevo para reenviar la confirmación con los datos nuevos.

Recordatorio manual

En el detalle de un compromiso agendado que tiene WhatsApp del cliente u otras personas, el botón Enviar recordatorio ahora envía el texto del recordatorio en el momento. El sistema confirma con Recordatorio enviado a (cantidad) contacto(s).

Cómo se programan las alertas

• La cola de alertas se rehace en cada guardado: cambiar horario, responsable, anticipaciones o personas reprograma todo lo que todavía no se envió.
• Solo se programan las alertas cuyo horario todavía está en el futuro.
• Concluir o cancelar el compromiso borra las alertas pendientes; reabrirlo las programa de nuevo.
• El sistema revisa la cola continuamente y marca cada alerta antes de enviarla, para nunca enviar la misma alerta dos veces.

El detalle del compromiso muestra la lista Alertas, con destino (Responsable o Cliente), para quién, anticipación, horario de disparo y estado: Programado, Enviado, Falló o Cancelado. Pase el mouse sobre el estado de una alerta que falló para ver el motivo.

Textos enviados al cliente

Los textos de la confirmación y del recordatorio son únicos para toda la instalación y están en Configuración, pestaña Llamadas y agenda, tarjeta Agenda: Textos enviados al cliente por WhatsApp al agendar un compromiso y antes del horario. Vacío apaga el envío.

Variables

Los dos textos ya vienen escritos en una instalación nueva. El texto de fábrica de la confirmación es:

¡Hola, {nome}! Confirmamos el agendamiento: {titulo}, el {data} a las {hora}. {detalhes}Le enviaremos un recordatorio antes del horario. Si necesita reprogramar, solo responda por aquí.

¡Hola, {nome}! Le recordamos nuestro compromiso: {titulo}, el {data} a las {hora}. {detalhes}Si necesita reprogramar, solo responda por aquí.

Detalle del compromiso

Haga clic en un compromiso en cualquier vista para abrir el detalle. Muestra fecha, horario y duración, tipo, estado, cliente y otras personas, lugar, enlace (con Copiar enlace), observaciones, resultado, la lista de alertas y, en el lateral, Responsable, Equipo, el estado de Google Calendar y los datos de registro (Agendado por, Agendado el, Origen, Concluido el, Cancelado el).

El Origen indica de dónde vino el compromiso: Atención (agendado a partir de una conversación), Agenda (agendado en la propia pantalla) o Asistente (agendado por el Copiloto).

Acciones

Tipos de compromiso

Quien tiene el permiso Gestionar la agenda ve el botón Tipos de compromiso en la parte superior de la Agenda. Cada tipo trae duración, color y alertas predeterminadas; el compromiso puede cambiar todo al agendar. Los cambios quedan registrados en la auditoría del sistema.

Eliminar un tipo que ya tiene compromisos solo lo deja inactivo (Tipo con compromisos: quedó inactivo.), para que los compromisos antiguos sigan legibles.

Tipos que ya vienen registrados

Reunión, Capacitación y Presentación también vienen con la sala de Google Meet activada.

Google Calendar

Cada usuario puede conectar su propia cuenta Google para que los compromisos en los que es el responsable aparezcan también en su agenda Google: Los compromisos en los que usted es el responsable aparecen también en su agenda de Google (solo en ese sentido: ChatISP es el origen). La conexión es opcional e individual; quien no la conecta sigue usando la Agenda normalmente.

Conectar la cuenta

1. Abra Mi cuenta y ubique la tarjeta Google Calendar. La tarjeta solo aparece cuando la integración está disponible en su instalación.
2. Haga clic en Conectar mi cuenta Google. Se abre una nueva pestaña en la página de autorización de Google, y el panel muestra Esperando la autorización en la pestaña de la cuenta Google...
3. Elija la cuenta y autorice el acceso de la aplicación ChatISP a la agenda.
4. De vuelta en el panel, aparece Cuenta Google conectada. Sus próximos compromisos serán reflejados. y la tarjeta pasa a mostrar el correo electrónico de la cuenta con el sello Cuenta conectada.

La autorización pasa por el conector central de Ravi Systems, que guarda la credencial de Google; la instalación se queda solo con el vínculo de la cuenta. Si la autorización se cancela en Google, el panel avisa Autorización cancelada. No se realizó ningún cambio. Al conectar, los compromisos agendados en los que usted es el responsable entran en la cola para ser reflejados.

Qué se sincroniza

El espejo tiene un solo sentido: de ChatISP a Google. Cambiar o borrar el evento directamente en Google no cambia el compromiso en ChatISP.

En el detalle del compromiso, el campo Google Calendar muestra el estado: Reflejado en la cuenta Google del responsable, Esperando reflejar en Google Calendar, Falla al reflejar en Google Calendar (con el motivo) o Sin espejo (el responsable no conectó su cuenta Google). Una falla nunca impide que el compromiso se guarde: el sistema intenta reflejarlo de nuevo solo, en segundo plano.

Reconectar y desconectar

• Si el acceso vence o es revocado en la cuenta Google, la tarjeta muestra el aviso El acceso a la cuenta Google venció o fue revocado: reconecte en Mi cuenta. y el botón Reconectar.
• Desconectar pide confirmación: ¿Desconectar la cuenta Google? Los eventos ya creados quedan allá; los próximos compromisos ya no serán reflejados.
• Al reconectar la misma cuenta, el sistema reconoce los eventos que él mismo creó antes y los reaprovecha, sin duplicar.

Sala de Google Meet

Con el interruptor Crear sala de Google Meet activado en el compromiso, el evento creado en la agenda Google del responsable nace con una sala de Meet, y la dirección de la sala entra sola en el campo Enlace: La sala se crea en la agenda Google del responsable al guardar y su dirección llena el campo Enlace. Solo vale mientras el enlace esté vacío.

• La sala se crea antes de enviar la confirmación al cliente y el aviso al responsable, así que el enlace ya va en esos mensajes (por la variable {link} o {detalhes}).
• El responsable debe tener la cuenta Google conectada. Si no la tiene, el formulario avisa en el momento: El responsable elegido no conectó su cuenta Google en Mi cuenta: la sala no será creada.
• Si usted escribe un enlace en el campo, este prevalece: la sala no se genera.
• En el detalle, el enlace creado por Google aparece con la etiqueta Sala creada por Google Meet.
• Cancelar el compromiso, o borrar el evento, invalida la sala; reabrir el compromiso crea una sala nueva.
• Si Google tarda en devolver la dirección de la sala, el sistema vuelve a buscarla solo enseguida.

El interruptor solo aparece en el formulario cuando la integración con Google está disponible en la instalación.

Quién ve y quién edita

El alcance en la Agenda depende del permiso Gestionar la agenda, otorgado en el perfil de acceso: Ve y edita los compromisos de todo el equipo, agenda para cualquier persona y registra los tipos de compromiso. Sin este permiso, el agente ve sus propios compromisos, los de su equipo y los sin responsable.

Para agendar un compromiso a partir de una conversación, es necesario poder ver la conversación. Los textos enviados al cliente se editan en Configuración, por quien tiene el permiso Configuración.

Agenda por el Copiloto

El Copiloto consulta y opera la Agenda a pedido del usuario: lista compromisos, agenda un compromiso (incluso con sala de Google Meet) y concluye o cancela un compromiso. Los compromisos agendados por él muestran Asistente en Origen. La IA que conversa con los clientes no agenda compromisos por su cuenta. Vea Copiloto.

Casos comunes

Acordar una visita técnica con el cliente

1. En la atención, use Más acciones y Agendar compromiso.
2. Elija el tipo Visita técnica, ajuste el Inicio, elija al técnico como Responsable (o déjelo sin responsable con el Equipo de campo) y complete el Lugar.
3. Deje Enviar confirmación al cliente ahora activado y guarde. El cliente recibe la confirmación en el momento, un recordatorio el día anterior y otro una hora antes; el técnico recibe el aviso 30 minutos antes.
4. Después de la visita, el técnico abre el compromiso y usa Concluir con el resultado.

El cliente no recibió el recordatorio

• Revise en la lista Alertas del compromiso si el recordatorio del cliente estaba programado y cuál es su estado. Una alerta con horario ya vencido al momento de guardar no se programa.
• Verifique que el texto Recordatorio antes del horario no esté vacío en Configuración.
• Revise el WhatsApp del cliente y si hay un número conectado del proveedor para enviar.
• Estado Falló: pase el mouse sobre él para ver el motivo y use Enviar recordatorio ahora después de corregirlo.

El compromiso no apareció en Google

• El espejo va solo a la cuenta del Responsable; un compromiso sin responsable no se refleja.
• Vea el estado en el campo Google Calendar del detalle. Esperando reflejar se resuelve solo en instantes; Falla con aviso de acceso vencido requiere Reconectar en Mi cuenta.