Automatización de envíos

Visión general

La página Automatización de envíos está en el menú lateral, con el subtítulo Recordatorios de cobro y campañas por lista, con ritmo controlado. Tiene dos tarjetas:

En los dos casos los envíos los hace el servidor en segundo plano, al ritmo configurado, y cada mensaje queda registrado en la conversación del cliente. La página se actualiza sola, así que puede seguir el avance con ella abierta.

Requisitos, permiso y plan

Plan Recurso del plan

La automatización de envíos forma parte de los planes a partir del PREMIUM (y queda habilitada durante la prueba gratuita). En un plan sin el recurso, la página muestra el aviso de recurso no disponible con el plan necesario, y el sistema no permite crear campañas ni guardar o activar reglas. Las reglas y campañas existentes no se eliminan si el plan cambia.

Permiso

La página y las dos funciones exigen el permiso Automatización de envíos (en la pantalla de perfiles: Crea y da seguimiento a los recordatorios de cobro y a las campañas de envío masivo.). Si el usuario está restringido a algunas conexiones en la ficha de agentes, solo crea reglas y campañas en los números en los que actúa. Vea Conexiones por agente.

Qué necesita cada recurso

Cómo funcionan los recordatorios de cobro

Cada regla define: un número (API oficial con plantilla aprobada, o código QR con texto libre), un momento respecto al vencimiento y una ventana de envío. Puede tener varias reglas al mismo tiempo, por ejemplo una 3 días antes, una el día y otra 5 días después del vencimiento.

El ciclo de cada día

1. Barrido. En el primer momento en que la regla está dentro de su ventana (día de la semana y horario elegidos), ChatISP calcula la fecha de vencimiento objetivo del día (por ejemplo, para "3 días antes", las facturas que vencen dentro de 3 días) y consulta en el sistema de gestión las facturas abiertas con ese vencimiento. La primera revisión del día ocurre al inicio de la ventana; después la regla vuelve a revisar la misma fecha cada hora mientras la ventana esté abierta, para captar facturas emitidas durante el día. Los feriados del calendario (los nacionales activados y los registrados en Flujos > Feriados) quedan fuera de la ventana como un día sin marcar, salvo que la regla tenga el chip Feriados marcado. Los días en que la regla no corrió (fin de semana o feriado fuera de la ventana, servidor parado) se recuperan en la primera revisión del siguiente día dentro de la ventana, hasta 7 días atrás: los avisos previos al vencimiento salen mientras la factura todavía no está vencida, y los cobros posteriores salen el primer día marcado. Ninguna factura se cobra dos veces.
2. Selección. Solo entran facturas con valor y con una forma de pago copiable (Pix o boleto). El teléfono de cada cliente viene del registro del sistema de gestión: el cobro sale a todos los celulares de la ficha (una línea por número, con el campo de WhatsApp primero); el número fijo solo entra cuando es el único del registro. Un cliente sin teléfono se registra como Omitida con el detalle sin teléfono en el registro.
3. Un cobro por factura. Cada factura se cobra como máximo una vez por regla. Si la misma factura aparece de nuevo, se ignora.
4. Envío. Los cobros quedan Esperando y salen al ritmo por minuto de la regla, hasta el límite por día, siempre dentro de la ventana.
5. Verificación al enviar. Antes de cada envío la factura se consulta de nuevo: si se pagó en ese intervalo, el cobro se marca como Omitida (factura pagada antes del envío) y no se envía nada.

Protecciones automáticas

• El cliente en atención espera. Si el cliente tiene una conversación abierta en ese número, su cobro queda esperando hasta que la conversación se cierre, para no interrumpir la atención.
• Validez de 48 horas. Un cobro que no logró salir en 48 horas (cliente todo el tiempo en atención, ventana muy corta, límite diario alcanzado) se descarta como Omitida, con el detalle pasaron 48 h sin poder enviar.
• Sistema de gestión fuera de línea. Si la consulta falla, la regla lo intenta de nuevo cada 15 minutos dentro de la ventana, y el motivo aparece en la lista como Último error.
• Conexión o plantilla no disponible. Si el número está desconectado o la plantilla deja de estar aprobada, no se envía nada y la regla muestra el motivo (conexión desconectada o plantilla no aprobada).
• Cuenta bloqueada en Meta. Si Meta bloquea la cuenta de WhatsApp Business (por ejemplo por falta de una forma de pago válida), la regla retiene el lote y muestra envío bloqueado por Meta. La tarjeta de la conexión en Conexiones explica el motivo y lleva a la pantalla correcta de Meta. Sin esta protección la API aceptaría cada mensaje y no entregaría ninguno.
• Intentar de nuevo. Los cobros que fallaron no son definitivos: el botón Intentar de nuevo (N) en la fila de la regla devuelve todos los cobros con error a la cola, y salen en la próxima ronda dentro de la ventana. Resuelva antes la causa del error, por ejemplo la clave Pix.

Crear una regla de cobro

En la tarjeta Recordatorios de cobro, haga clic en Nueva regla. El formulario tiene tres secciones numeradas, la franja En la práctica y los botones Vista previa de hoy, Cancelar y Guardar.

1. Mensaje

El número de la API oficial y la plantilla aprobada que el cliente va a recibir.

Si el número no tiene ninguna plantilla aprobada, la sección muestra Ninguna plantilla aprobada en este número: Las plantillas se crean y aprueban en el Administrador de WhatsApp de Meta. Cree una plantilla de utilidad, preferiblemente del tipo order details (con los botones de copiar Pix y boleto), y después busque las plantillas aquí.

2. Cuándo cobrar

La regla mira el vencimiento de cada factura abierta en el sistema de gestión. Elija una de las tres tarjetas:

Solo en Después del vencimiento existe el campo Incluir vencidas hasta (días). Con él, en la primera revisión la regla también cobra las facturas que ya estaban vencidas hasta esa cantidad de días antes de la fecha objetivo, una vez cada una; en los días siguientes vuelve a mirar solo la fecha exacta. Con cero, la regla cobra solo el vencimiento exacto, y quien ya estaba vencido cuando nació la regla no recibe nada. Aumentar el valor en una regla que ya revisó repite esa primera revisión.

El campo Sistema de gestión elige de dónde vienen las facturas: Todos con búsqueda por vencimiento (predeterminado) o un sistema específico. Los sistemas sin esa búsqueda aparecen deshabilitados con la marca sin búsqueda por vencimiento.

3. Ventana y ritmo

Solo envía en los días y horarios elegidos, respetando el tope por día.

La franja En la práctica resume la regla en una frase mientras usted completa el formulario, por ejemplo: En la práctica: cobra cada factura abierta 3 día(s) antes del vencimiento, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, de 08:00 a 18:00, como máximo 500 por día. Sin ningún día marcado, avisa ningún día (elija al menos uno).

Vista previa de hoy

El botón Vista previa de hoy hace la consulta real al sistema de gestión sin guardar ni enviar nada, y muestra cuántas facturas tomaría la regla hoy:

Vencimiento el 10/10/2026: 1.256 factura(s) abierta(s), 1.198 con WhatsApp en el registro, 58 sin teléfono, 0 ya cobrada(s) por esta regla.

Si la consulta falla, aparece No fue posible consultar el sistema de gestión ahora con el motivo. Si algún campo no es válido, aparece Revise los campos de la regla.

1. Complete las tres secciones.
2. Revise la franja En la práctica y ejecute la Vista previa de hoy.
3. Haga clic en Guardar. El mensaje Regla guardada. lo confirma, y la regla entra en la lista como Activa.

Plantillas y variables de la regla

Las plantillas de Meta tienen variables numeradas en el texto ({{1}}, {{2}}...). En la regla, cada {{n}} de la plantilla recibe un dato de la factura: para cada variable aparece un selector Variable N con las opciones de abajo. Revise el orden: el formulario sugiere una secuencia inicial, pero quien sabe qué espera el texto de la plantilla en cada posición es usted.

Los valores se consultan en el momento del envío, no en el barrido, así que reflejan la factura actual. Como Meta rechaza variables vacías, un dato que no exista en la factura se envía como -.

Plantilla solo de texto o con botones de copiar

Para escribir una buena plantilla: cree en Meta una plantilla de la categoría de utilidad, con un texto que identifique al proveedor, indique el valor y el vencimiento y oriente al cliente a pagar o responder en caso de duda. Una vez aprobada, use Buscar plantillas en Meta en el formulario.

Seguimiento de los recordatorios de cobro

La tabla de la tarjeta Recordatorios de cobro muestra una fila por regla, primero las activas:

Desactivar detiene la regla sin perder nada: deja de barrer y de enviar hasta que se active de nuevo. Eliminar pide la confirmación ¿Eliminar esta regla y su historial de cobros? y borra la regla junto con el historial de cobros (los mensajes ya enviados siguen en las conversaciones de los clientes).

Cobros de una regla

El botón Cobros abre el resumen (Hoy, Enviadas, Respondidos, Pendientes, Errores) y la lista de los cobros más recientes, con cliente y teléfono, factura y vencimiento, valor, situación con el detalle, fecha y el enlace Abrir conversación.

Detalles de error y de situación

Factura con botones de copiar (API oficial)

Por la API oficial, la factura puede llegar al cliente como una tarjeta de cobro: el valor en destaque y los botones Copiar código Pix y Copiar código del boleto, que copian el código con un toque, listo para pegar en la app del banco. Es un recurso de pagos de Meta para Brasil.

Aparece en dos lugares:

• En los recordatorios de cobro, cuando la plantilla elegida es del tipo con botones (order details).
• En la segunda vía enviada en la conversación, por el agente (en la ventana de facturas del cliente) o por la IA, cuando la API oficial es el canal de turno.

Configuración

Está en Configuración, pestaña Canales y franquicia, bloque Segunda vía con botones de copiar por la API oficial. Como el resto de la pestaña, se guarda al hacer clic:

Cuándo sale la tarjeta y cuándo la factura va en texto

En la conversación, la tarjeta se intenta cuando la API oficial es el primer canal para ese mensaje: número solo con API oficial y ventana abierta; número con QR y API según la política de los menús en Canales y franquicia (de forma predeterminada, mientras haya franquicia gratuita en el mes y con la ventana abierta); modo Solo la API oficial; o QR fuera de línea. En cualquier otro caso, y también cuando faltan datos (factura sin valor, sin Pix ni boleto, Pix sin la clave de la empresa) o Meta rechaza la tarjeta, la factura sigue en el formato de texto de siempre, sin que el cliente se quede sin la segunda vía.

En el historial de la conversación, la tarjeta aparece como texto del agente con la línea Tarjeta de cobro enviada por la API oficial con los botones: ..., para que el equipo sepa qué recibió el cliente. La imagen del código QR del Pix no se envía junto con la tarjeta.

Crear una campaña por lista

En la tarjeta Campañas por lista, haga clic en Nueva campaña. Si no hay ninguna conexión conectada, aparece Ninguna conexión conectada para enviar.

Formato de la lista de destinatarios

Una línea por cliente: teléfono; nombre; columnas extras. Teléfono repetido o inválido se ignora.

5544999990000;Maria;R$ 99,90
5544988887777;João Pereira;R$ 129,90
5511977776666;Ana

• Teléfono con código de país y código de área (para Brasil, comenzando por 55). Se ignoran puntuación, espacios y paréntesis. Después de limpio, el número debe tener de 10 a 15 dígitos.
• Separador: punto y coma, tabulación (pegar directo de una hoja de cálculo) o coma. Cuando la línea tiene punto y coma o tabulación, la coma se trata como parte del valor, así que R$ 89,90 llega entero.
• Nombre es la segunda columna (opcional). Las columnas siguientes son extras.
• Un teléfono repetido se queda solo con la primera aparición. Las líneas inválidas se cuentan y se informan al guardar.
• Hasta 20.000 destinatarios por campaña.

Variables

Al hacer clic en Guardar, la campaña se crea como Borrador y el mensaje informa el resultado, por ejemplo Campaña creada con 1.250 destinatarios (3 líneas ignoradas). No se envía nada hasta que usted haga clic en Iniciar. Si ninguna línea es válida, aparece Ningún destinatario válido en la lista.

Enviar y dar seguimiento a una campaña

La tabla de la tarjeta Campañas por lista muestra las campañas más recientes con Nombre (y la plantilla, cuando la hay), Conexión, Situación, Progreso (barra con los realizados sobre el total y los errores), Respondidos, Creada el (con quién la creó) y Acciones.

Situaciones y acciones

El sistema pausa la campaña por sí solo cuando su conexión queda desconectada o es eliminada, o cuando la plantilla elegida deja de existir. Resuelva la causa y use Reanudar: el envío continúa desde donde se detuvo, sin repetir a quien ya recibió. Eliminar pide la confirmación ¿Eliminar esta campaña y el historial de destinatarios?; los mensajes ya enviados siguen en las conversaciones.

Detalles

El botón Detalles abre los indicadores Enviados, Entregados, Leídos, Respondidos, Errores y Pendientes, el texto de la campaña (en QR) y la tabla de los primeros 500 destinatarios con teléfono, nombre, situación y hora del envío.

Las situaciones solo avanzan (Enviado, Entregado, Leído, Respondió): un acuse de recibo atrasado nunca hace retroceder a un destinatario. En los indicadores, Entregados incluye a quien ya leyó y a quien respondió, y Leídos incluye a quien respondió.

Cuando el cliente responde

Cada envío de campaña o de regla queda registrado en la conversación del cliente, con un evento que identifica el origen (el nombre de la campaña, o Cobro automático seguido del nombre de la regla), para que quien atienda después sepa qué recibió el cliente.

• La conversación nueva queda cerrada. Si el envío abrió una conversación que no existía, no entra en la cola de atención: queda cerrada hasta que el cliente responda. Así una campaña a mil contactos no llena la cola del equipo.
• La respuesta abre una atención normal. Cuando el cliente responde, la conversación sigue el camino de siempre: flujos, IA, cola, departamentos y distribución a los agentes.
• Conversación ya abierta. En la campaña, si el cliente ya estaba en atención en ese número, el mensaje entra en la conversación abierta. En la regla de cobro, el envío espera a que la conversación se cierre (hasta 48 horas).
• Conteo de respuestas. La respuesta del cliente en hasta 7 días después del envío marca al destinatario como Respondió (campaña) o el cobro como Respondida (regla).

Costos en la API oficial

Los mensajes enviados por QR no tienen costo por mensaje. En la API oficial, Meta cobra por mensaje, y las plantillas siempre son pagadas, fuera de la franquicia mensual de mensajes de servicio. Por eso la tarjeta de la regla avisa: Cada recordatorio sale como plantilla de la API oficial: Meta cobra por mensaje y el envío cuenta en la franquicia del número.

El consumo del mes aparece en la tarjeta de cada número de la API oficial, en la pantalla de Conexiones, incluido el conteo Plantillas enviadas (siempre pagadas). Vea Franquicia y costos de la API oficial.

Buenas prácticas

• Arme los recordatorios en escalones. Una regla amable algunos días antes del vencimiento, una el día y una después suelen cubrir bien el ciclo. Ajuste el tono de la plantilla para cada momento.
• Use una plantilla con botones de copiar en la regla y configure la clave Pix de la empresa: pagar queda a un toque y el cliente no necesita seleccionar el código en medio del texto.
• Elija la ventana pensando en el cliente: el horario comercial y los días hábiles evitan mensajes de cobro en horarios inadecuados y hacen que las respuestas lleguen cuando el equipo está trabajando.
• Mantenga actualizado el WhatsApp en el registro del sistema de gestión. La regla usa el teléfono del registro; la vista previa muestra cuántos clientes no tienen teléfono.
• Pruebe con una lista pequeña antes de una campaña grande: cree una campaña con dos o tres números del equipo, iníciela y revise el texto, las variables y la llegada.
• Prefiera un ritmo tranquilo y un límite diario compatible con la capacidad del equipo para responder.
• Envíe solo a quien espera recibir, con un texto que identifique al proveedor y diga claramente de qué se trata.
• Siga los errores en los detalles: teléfonos sin WhatsApp, plantillas pausadas por Meta y fallas de integración aparecen ahí primero.

Problemas comunes